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以下內(nèi)容為新榜市場總監(jiān)李鐵男在活動行線下沙龍「千人峰會的品牌與運(yùn)營」的現(xiàn)場分享內(nèi)容整理，其中有部分口語化表達(dá)，請知悉。
分享人介紹：
李鐵男，新榜市場總監(jiān)，2014年加入新榜，目前負(fù)責(zé)新榜市場、新榜學(xué)院、新榜大會、新榜全國行等項(xiàng)目，對新媒體有深入研究，擅長新媒體運(yùn)營、短視頻、直播電商等領(lǐng)域。
內(nèi)容整理：活動行
-以下為正文-
做一個(gè)長期主義者，每一場活動都想辦法把整個(gè)觀眾體驗(yàn)、嘉賓的體驗(yàn)，以及合作伙伴的體驗(yàn)，做到極致。在不斷做的過程當(dāng)中去積累口碑，然后整個(gè)行業(yè)內(nèi)會形成一定的認(rèn)知，再經(jīng)過不斷輸出活動，不斷的和這群人通過活動產(chǎn)生鏈接，慢慢地積累勢能，勢能積累起來之后，口碑、品牌就會慢慢起來。長期主義+價(jià)值輸出+時(shí)間復(fù)利，你將解鎖一份刺激與歡喜。
活動流程主要分為六個(gè)步驟！市場調(diào)研-活動立項(xiàng)—活動籌備—推廣&招募—活動執(zhí)行—活動復(fù)盤。
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一、活動框架
1、活動目的
這是做活動前最重要的一個(gè)問題，我為什么要做這個(gè)活動？
1）提升影響力，強(qiáng)化品牌。
2）政策發(fā)布，比如今日頭條的生機(jī)大會，快手的光合大會等。
3）會銷，會銷類的公司，有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的會議流程，對會議的信息密度沒有嚴(yán)格要求，但強(qiáng)調(diào)氛圍的調(diào)動，有KPI指標(biāo)。
2、市場調(diào)研
這一塊相對來說比較簡單，既然做這個(gè)行業(yè)的活動，肯定本來就能觸達(dá)到這個(gè)行業(yè)的一些人群，那么通過面對面也好，或者通過線上聊也好，或者通過問卷調(diào)查也好，或者通過請教公司一些老的員工也好，或者看同行業(yè)的競爭、競品的活動也好，基本上就能得出來結(jié)論，在這個(gè)結(jié)論上可以去驗(yàn)證一下，就會明白用戶的需求，知道活動的方向在哪里。
3、確定邊界
想明白為什么要做這個(gè)活動，基本上心里邊大致的版圖就有了。
從現(xiàn)在的時(shí)間起，去倒推，大概這個(gè)活動準(zhǔn)備周期需要多久，比如說需要30天，從現(xiàn)在情況往后推30天，看是放在周中還是周末，是做半天還是全天，活動類型，誰來講？誰來聽？這個(gè)活動目的是怎樣的？基本上有一個(gè)大體的模糊的畫像，在這個(gè)時(shí)間沒有精準(zhǔn)的對接到個(gè)人，但是知道它大概有怎樣一個(gè)標(biāo)簽、知道大致通過什么樣的渠道能夠去觸達(dá)。
同時(shí)邊界很重要！它畫了一些方向，知道哪些東西可以用，哪些東西不能用。
1）預(yù)算不一樣，整個(gè)的邊界完全是不一樣的。可能因?yàn)轭A(yù)算有限，有些場地就不會考慮，有些老師也不會考慮。
2）人數(shù)和預(yù)算也是緊密相關(guān)的，做500人的活動、1000人活動、100人的活動，完全是不同的概念。
3）時(shí)長基本上就決定了嘉賓的數(shù)量。大家都比較熱衷于做下午場的活動，相對來說比較簡單，從下午2點(diǎn)開始到5點(diǎn)結(jié)束，大概3小時(shí)，180分鐘，基本上是6位嘉賓，一個(gè)嘉賓25分鐘，總共150分鐘，剩下30分鐘，中間可以加一些圓桌論壇等環(huán)節(jié)。中間控場不用那么嚴(yán)格，但是整個(gè)嘉賓的數(shù)量和分享時(shí)長是一個(gè)反相關(guān)的。另外還要考慮場地，吃飯，交通是否方便。
4）場地，2019年比較特殊，7月到10月的很多大型的活動不能舉辦，再加上今年過年比較早，1月25日初一，很多大型的活動全部壓到年底，加上很多年會也在這個(gè)時(shí)間，就會把整個(gè)酒店的費(fèi)用拉高，往年可能提前兩個(gè)月去找酒店，今年必須要提前兩個(gè)月三個(gè)月甚至更長時(shí)間！北京能容納千人的且交通比較方便的其實(shí)不多，可能是西邊便宜，南邊便宜，北邊和東邊貴。
通過上面的分析，要做一個(gè)什么樣的活動，那么大致的框架就出來了，先把整個(gè)邊界定好，接著再細(xì)化，內(nèi)部還有一個(gè)溝通磨合的過程，不可能一開始把這些非常精準(zhǔn)化。
二、活動ing
1、確認(rèn)主題
第一不要引起歧義。
第二要讓大家明白活動的價(jià)值，用戶能知道你要給他傳遞什么。
針對行業(yè)內(nèi)的活動，一般都只寫嘉賓的title，因?yàn)檫@個(gè)行業(yè)大家都知道他是誰，所以說不用在活動的板塊上再去說這個(gè)嘉賓怎樣，做過什么。但是注意，跨行業(yè)的活動，需要寫嘉賓的介紹，因?yàn)橛^眾來自于不同行業(yè)，也可能來自于五面八方，通過嘉賓的介紹來判斷活動是否是適合自己。
2、時(shí)間場地
一般場地是一個(gè)大場地，一個(gè)小場地，在這里大場地指的是哪個(gè)城市，小場地是具體地點(diǎn)，比如確定12月底要在北京做一個(gè)活動，北京就是一個(gè)大場地，大場地可以滯后到什么時(shí)間？假如有很多外地的嘉賓來參與，會提前預(yù)訂機(jī)票，要提前半個(gè)月或者20天要把這個(gè)場地給確定死；假如活動本身是在北京的人來參與的，活動開始之前一周會給大家群發(fā)消息就OK了。
一般來講雙休日好過工作日，周六好過周日。但是也要考慮活動的規(guī)模與影響力，不要放在周一，周一往往會議比較多，很難走開。
下午好于上午：盡量活動不要上午辦，下午的活動通過開場時(shí)間稍微往前延一點(diǎn)，把結(jié)束的時(shí)間稍微往后延一點(diǎn)，比如1點(diǎn)半開始一直到下午6點(diǎn)，能容納的嘉賓和信息含量比較多，這樣效率更高，也節(jié)省費(fèi)用。
另外場地動線在大型的活動中是非常重要的，要從“小白”的用戶視野出發(fā)，不要想當(dāng)然，要考慮到人流行進(jìn)方向、路線、擁堵節(jié)點(diǎn)以及展位間距、方向，要避免“冷清展位”（人流無法流動過去的展位）。
會場最好是“后進(jìn)式”，屏幕和入場口不在同一側(cè)，不要從前門進(jìn)，避免觀眾橫穿遮擋視線，提前設(shè)置隔離欄，避免分散注意力。一般做的活動比較多了之后，基本上看一眼這個(gè)場地，整個(gè)搭建方案就有了，就知道什么地方放簽到臺、什么地方放入場、什么地方放屏幕、什么地方放上下臺、什么地方放控臺，基本上就相當(dāng)清楚。
3、確定關(guān)鍵傳播節(jié)點(diǎn)
假如1月份舉辦一場500人的活動，往前倒推，首先要確認(rèn)活動是免費(fèi)還是收費(fèi)，因?yàn)槊赓M(fèi)和收費(fèi)的到場率不一樣，要根據(jù)到場率去算，需要報(bào)名多少人，現(xiàn)場到多少人。根據(jù)目前手頭的資源，去倒推，比如說活動推一次能報(bào)60人，需要推五次，推5次的節(jié)點(diǎn)可能一周推兩次，可能一周推一次。一周推兩次，可能用不同的渠道，用公眾號推一次，用海報(bào)推一次，這樣傳播的節(jié)點(diǎn)基本上就出來了。
再根據(jù)整個(gè)行業(yè)的一些大事件，比如說雙11或者說其他的能預(yù)測到一些節(jié)點(diǎn)，不跟他們搶流量，把這些節(jié)點(diǎn)給錯(cuò)開，根據(jù)行業(yè)內(nèi)人的一些特殊習(xí)慣。在這邊給大家舉個(gè)例子，比如說像直播行業(yè)，直播行業(yè)要去發(fā)海報(bào)的話，可能在半夜兩三點(diǎn)或者凌晨四五點(diǎn)發(fā)，效果特別好，因?yàn)樽鲋辈ミ@個(gè)行業(yè)，播到凌晨一兩點(diǎn)，播完之后還要和團(tuán)隊(duì)復(fù)盤，之后才能睡覺，要根據(jù)這些，把具體的傳播時(shí)間點(diǎn)再進(jìn)行微調(diào)。
物料是活動對外宣傳物料，像海報(bào)、主視覺或者說像嘉賓的背景，類似于傳播方面的一些物料。這些物料有利于去招募或者對外去做宣傳。
4、信息入口的問題
作為活動負(fù)責(zé)人，剛開始要定主題、定框架、定基調(diào)、定邊界，在對外合作的時(shí)候，最怕遇到一件事同時(shí)好幾個(gè)人來對接。一般我們辦活動首先會在群里邊立一個(gè)規(guī)矩：公司里邊指定一個(gè)總的負(fù)責(zé)人，他既是內(nèi)部信息匯總的節(jié)點(diǎn)，也是外部信息的出口，保證所有的信息的入口和流出在公司內(nèi)部都有一個(gè)人，同時(shí)同步到群里和協(xié)同工具中，避免信息差。一場活動需要團(tuán)隊(duì)協(xié)同，每個(gè)人具體來負(fù)責(zé)哪一塊，一般要形成文字，同步給各個(gè)合作方。總之兵分幾路，各司其職。
5、信息的協(xié)同和傳遞
這塊特別重要，特別是合作類的活動，比如多方主辦，并有政府的指導(dǎo)參與，這種活動難度很高，建議一般一個(gè)活動，它的聯(lián)合主辦方不要超過三家，超過三家的話就是說會特別麻煩，因?yàn)槊總€(gè)人對活動的認(rèn)知與需求都不一樣。
合作類的活動，盡量簡化，在活動開始的時(shí)間，要明確劃分好雙方的職責(zé)，哪些東西，你有決定權(quán)，哪些東西，我只是通知你，其它事我全權(quán)處理，不然到后邊肯定會撕逼的，會牽涉大量的時(shí)間精力來處理這個(gè)事，這是外部。內(nèi)部的話也是同樣的一個(gè)邏輯，比如嘉賓，特別是大會，嘉賓總計(jì)超過三十幾位，嘉賓對接這塊可能是5到6個(gè)人，嘉賓是按照板塊來劃分，每個(gè)人對接幾個(gè)嘉賓。
有些嘉賓不可能親自來對接，一般會由品牌負(fù)責(zé)人或者助理來對接，這里邊就會牽涉到一個(gè)信息的傳遞與協(xié)同。要借助一些工具來防止信息在傳遞過程中的衰減，比如石墨文檔、有道云筆記等，具體用哪個(gè)可以根據(jù)公司內(nèi)部情況選擇。
三、嘉賓相關(guān)
1、邀請清單
活動主題定完之后，大家在一塊開個(gè)腦爆會議，然后就說你認(rèn)為的嘉賓是誰誰，每個(gè)人在黑板上寫，寫完之后用排除法，先做加法，后做減法，然后把不合適嘉賓全部排除掉，比如說我來推薦這個(gè)嘉賓，我為什么推薦這個(gè)嘉賓？這個(gè)嘉賓好在哪一塊？今年做了哪些東西，哪一塊應(yīng)該講的特別好。
嘉賓模式就兩塊，一個(gè)是做得好，一個(gè)是講得好。
做得好的話，要有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，因?yàn)樵趯?shí)際的過程當(dāng)中做過和沒做過是不一樣的。做過的話，能講出來有一些比較重要的細(xì)節(jié)，但是可能會被別人忽視，那這樣的話對行業(yè)內(nèi)的人是有收獲感，也就是所謂的干貨。
有些嘉賓，雖然沒做過，但是一直在行業(yè)內(nèi)深度觀察，表達(dá)能力特別好、氣場和節(jié)奏感特別好，在臺上講的特別好，但是這樣的人是少的。
還有一些人做的特別好，但是一到臺上就緊張，講不全或者講不好，根本表達(dá)不出來，這種嘉賓的話，建議大家就不要邀請了，因?yàn)樗赡茏龅脑俸茫窃谂_上講不出來的話，實(shí)際上對臺下的觀眾是沒有收獲，現(xiàn)場的感覺也會比較尷尬。
2、嘉賓邀約
要說清楚這幾件事：在什么地方做一個(gè)多少規(guī)模的活動，這個(gè)活動的時(shí)長是多久？有哪些嘉賓來參與？同臺嘉賓是哪些？站在嘉賓的角度來看這個(gè)活動對他或者所在公司的價(jià)值是什么？在邀請的過程中，一定要把這些東西表達(dá)清楚，做成PPT也好，做文字也好，傳遞給對方。
一些活動在前期邀約嘉賓中，會寫一大堆特別大咖位的嘉賓，最后卻來不了，對于觀眾來說體驗(yàn)特別不好，特別是賣票活動，可能觀眾來買票，就是沖著1到2個(gè)嘉賓，想聽他講，最后會發(fā)現(xiàn)想聽的兩個(gè)人壓根就沒來，現(xiàn)場特別尷尬，后續(xù)還會因?yàn)檫@些會產(chǎn)生退票，或者其他不必要的麻煩，所以請務(wù)必在顯著位置注明擬邀。
3、嘉賓信息收集
邀請嘉賓一般會要嘉賓的簡介，title、照片、成功案例、Demo。
關(guān)于嘉賓的Demo。Demo這塊很多嘉賓不一定能提供，但如果是一些干貨類收費(fèi)活動，特別是異地嘉賓，一般會讓他提供一個(gè)demo，提前商量一個(gè)選題，錄一個(gè)10分鐘視頻。通過視頻可以看到這個(gè)嘉賓形象、氣場、表達(dá)習(xí)慣、邏輯框架、語言節(jié)奏等，有一些整體了解并有助于后期判斷。
4、嘉賓PPT
1）時(shí)間：嘉賓的PPT，截止時(shí)間一定要敲死。一定要把截止時(shí)間往前趕一趕，按照行業(yè)經(jīng)驗(yàn)來說，總有1-2個(gè)嘉賓的PPT姍姍來遲，要為后邊調(diào)整留下空間。
2）版本：記住一定要編號，養(yǎng)成好習(xí)慣，避免弄錯(cuò)版本。過渡版本一定要刪掉，因?yàn)橛行┛嘏_會把原來老的版本放上去，一般到這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)嘉賓改的東西不多，但是有個(gè)別的嘉賓的心理素質(zhì)不好，一旦發(fā)現(xiàn)ppt不對，會直接在臺上發(fā)懵，或者將問題公開化，“PPT放錯(cuò)了，主辦方能不能給我換一下”，這時(shí)候會極度尷尬。
3）體積：把PPT盡量體積小一點(diǎn)防止死機(jī)，如果里面有視頻的，記得把視頻摘出來，單獨(dú)再存一份，在活動進(jìn)行中，注意和嘉賓提前約定信號，萬一發(fā)生操作失誤，在臺上直接發(fā)信號“麻煩工作人員幫我播放下視頻”，這樣完全不影響整個(gè)會議的流程，整個(gè)對觀眾來說，體驗(yàn)是無損的。
4）內(nèi)容：一定要有干貨，有方法論，特別是可以反復(fù)使用，可以遷移的，比如一些數(shù)據(jù)，對行業(yè)前沿的分析和展望，個(gè)人固有的成功經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和升華，過去走過的一些彎路和坑是非常重要的，但會被別人所忽略的一些細(xì)節(jié)。
5）金句：這些既叫金句又叫拍照點(diǎn)，就是大家為什么有些人講到某一個(gè)程度的情況下，大家都情不自禁拿出手機(jī)拍照，可能是情感上的共鳴，可能是信息含量大，短時(shí)間內(nèi)難以消化，或者是一句很有哲理的人生格言非常適合發(fā)朋友圈，也或者是一個(gè)思維模型，很多人會拍照留存，從而形成二次傳播。
5、演講時(shí)長
有的嘉賓參加大會經(jīng)驗(yàn)比較少，之前明明約定了20分鐘演講時(shí)間，也敲定了演講主題和大綱，但是他扔過來一個(gè)60頁P(yáng)PT，此時(shí)需要和對方溝通下，問題在哪里，把PPT的邏輯框架整理出來，大幅刪減，在這一步就控制時(shí)長，另外在現(xiàn)場執(zhí)行中，也有倒計(jì)時(shí)屏幕、倒計(jì)時(shí)牌、背景音樂等信號來提示嘉賓注意時(shí)間，控制好活動的節(jié)奏。
6、嘉賓接待
嘉賓的機(jī)票酒店、接送機(jī)、住宿、用餐、短信通知、參與通知、迎來送往、嘉賓禮品，實(shí)際上這些東西都很細(xì)的，不要一個(gè)一個(gè)細(xì)節(jié)去通知，要學(xué)會“湊整”，我們一般會給嘉賓兩個(gè)文檔，第一個(gè)文檔主要前期對接的時(shí)候使用，需要嘉賓提交什么資料以及deadline，需要嘉賓做的事情等，確認(rèn)演講主題、大綱，以及提交PPT等。第二個(gè)文檔主要就是后期嘉賓的機(jī)酒、接送機(jī)、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上場次序、PPT是否對外等細(xì)節(jié)。
7、嘉賓彩排
彩排很重要的，即使嘉賓到了之后沒有特別長的時(shí)間，哪怕有五分鐘，都非常管用。
1）熟悉場地：位置大致在哪里？知道上臺口從哪上，然后需要要站在哪個(gè)地方，定位點(diǎn)、拍照點(diǎn)在哪里？是手持麥克還是頭戴？
2）提示器的位置與倒計(jì)時(shí)：告知有提示器，然后防止嘉賓回頭看屏幕，并告訴在哪個(gè)地方，明天會有一個(gè)志愿者舉牌子，提示倒計(jì)時(shí)，注意信號提示。
3）上場通知：一般采用原則是上一個(gè)候一個(gè)，通知一個(gè)，可以就近在控臺的位置，安排沙發(fā)，讓嘉賓提前候場，提前配置好頭戴，并告知一些注意事項(xiàng)，并加油鼓氣等。
四、場地搭建
1、搭建商的選擇：專業(yè)、靠譜。和專業(yè)人做事能省去很多的精力和心血，專業(yè)靠譜，怎么評估，第一看過去，要看案例，第二在溝通的過程中看對方的專業(yè)程度和態(tài)度。雙方有一個(gè)磨合的過程，最好能和一個(gè)公司長期的合作，知道你的訴求，做事風(fēng)格。
2、搭建方案：這個(gè)涉及因素較多，在這里不再展開，主要就是大屏、舞臺、燈光、展位、外場簽到、互動空間、采訪間等等。
五、活動招商
1、招商原則
一句話，廣撒網(wǎng)，重點(diǎn)捕魚。一般承諾80%，后續(xù)給到30%驚喜，前期稍稍收一點(diǎn)，不要為了招商而做出不切實(shí)際的承諾，不然事后容易起糾紛。
客戶的核心訴求必須想辦法滿足，然后滿足不了的話提前說清楚，客戶能接受的話繼續(xù)往下談，客戶接受不了可以就此打住，或平衡各方利益，各退一步。
2、客戶來源
1）把握熱點(diǎn)、新的機(jī)會。比如今年短視頻直播電商比較火，如果舉辦一個(gè)關(guān)于短視頻直播的大會，這些公司肯定有訴求，想要在行業(yè)大量的曝光，這樣的話這個(gè)活動中能提供的價(jià)值和他們的需求就是一個(gè)契合點(diǎn)，形成了一個(gè)鏈接，那么這就有可能成為你的客戶。
2）每年做的一些活動，那么留下來一些客戶，實(shí)際上這些客戶是有可能產(chǎn)生復(fù)購的。這些客戶要重點(diǎn)維持維護(hù)。
3）行業(yè)競品類公司，都有哪些贊助商，對方說不定可能會有同樣的需求，因?yàn)檎麄€(gè)的用戶人群是比較一致的，等于對方為你指明了一條道路。
3、整合資源
要去整合資源，活動贊助分兩塊，一個(gè)是本身活動資源，比如一些線下的展位、現(xiàn)場的視頻輪播、上臺演講、參與圓桌、頒獎、主持人口播，等等一些和現(xiàn)場相關(guān)的信息。另外一塊是公司資源，很多公司把廣告位推廣、信息流等全部打包賣給客戶，總之，挖掘客戶需求，在能力范圍之內(nèi)去滿足。
六、活動傳播
1、用戶畫像
你想要吸引的用戶他是誰？他在哪個(gè)地方？通過什么樣的渠道去觸達(dá)，又如何才能吸引他？
2、媒體合作
傳播的方案要形成一個(gè)文件。A套餐、B套餐、C套餐，明確我能夠提供哪些？然后對方會根據(jù)你的資源去匹配。明確自己的資源、能鏈接的資源，找別人之前，想一想別人憑什么會幫我，我能提供給別人什么權(quán)益，最終雙方要達(dá)到共贏才行，不然偶發(fā)性幫忙是暫時(shí)的，不長久。
3、它山之石可以攻玉
已報(bào)名觀眾，可以使用一些工具批量生成個(gè)性化的朋友圈海報(bào)，方便對方曬朋友圈，這樣也可以匯聚來零散的個(gè)人朋友圈流量，雖然量不大，但是轉(zhuǎn)化率相對較高。
4、微信群：紅包炸群、群冠名，活絡(luò)群主
這點(diǎn)比較簡單，不再贅述，重點(diǎn)：引起注意，否則白搭。
5、活動平臺——活動行
七、門票及簽到
1、門票免費(fèi)or收費(fèi)
收費(fèi)門票，增加一個(gè)收入的同時(shí)，也可以提高報(bào)名門檻。觀眾的的質(zhì)量更高一點(diǎn)，但是考慮主辦方影響力、嘉賓咖位、所在地消費(fèi)能力、話題熱度等，免費(fèi)的活動很容易招募，但是到場率也沒辦法控制，另外免費(fèi)的活動容易受到外界環(huán)境的一些影響，一般來說大概在50—70%左右，如果辦500人活動，全部免費(fèi)的，如果到場率按照50%來算，至少要一千人才能保證這個(gè)活動到場500人。
2、簽到時(shí)間與簽到工具
簽到時(shí)間如果放在上午，比如9點(diǎn)開始，8點(diǎn)半之前簽到的人很少，高峰期是9點(diǎn)到9點(diǎn)半這個(gè)時(shí)間。活動臨近開場的時(shí)間，才是簽到高峰期，短時(shí)間內(nèi)巨大人流量涌來，會產(chǎn)生很多問題，需要提前預(yù)防。要思考：簽到的空間是否開闊，簽到通道設(shè)置、簽到的流程是否合理，簽到的效率如何，簽到的人員有無經(jīng)過培訓(xùn)，簽到工具測試，簽到的物料準(zhǔn)備是否到位等這些因素都會影響簽到的進(jìn)程，處理不好都會導(dǎo)致后面的人怨聲載道，會影響活動開場和用戶體驗(yàn)。現(xiàn)場一定要有個(gè)人敢于拍板，敢于承擔(dān)責(zé)任，當(dāng)機(jī)立斷，不要優(yōu)柔寡斷，快速處理問題。
八、執(zhí)行關(guān)鍵
1、抓大放小
所有流程彩排三遍以上，讓相關(guān)負(fù)責(zé)人對這個(gè)活動的流程非常熟悉，如搭建方、主持人、控臺方、兼職負(fù)責(zé)人、禮儀負(fù)責(zé)人等環(huán)節(jié)的參與者，如果不能實(shí)現(xiàn)，也要讓對方知道自己負(fù)責(zé)的環(huán)節(jié)大概的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以及有問題找誰處理。
所有的錦上添花，是來自于平常的準(zhǔn)備，現(xiàn)場進(jìn)行中不要臨場發(fā)揮。活動現(xiàn)場能把準(zhǔn)備好的東西做出來就可以了，現(xiàn)場會有各種各樣難以預(yù)料的各種意外的情況出現(xiàn)，要抓大放小，穩(wěn)定優(yōu)先，解決關(guān)鍵問題，次要問題如果有精力再處理，否則先擱置。
2、風(fēng)險(xiǎn)管理
從開始的報(bào)備到場地、嘉賓、觀眾、設(shè)備，實(shí)際上很多意外，剛才大家說有一個(gè)“放”的過程，一個(gè)“收”的過程，在“放”和“收”的過程中，多條線都有各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，比如說某個(gè)嘉賓同意來，但是臨時(shí)又來不了；比如說一千人的場子，報(bào)名量不夠怎么辦？然后怎么去算？現(xiàn)場設(shè)備突然出現(xiàn)問題怎么辦？
要應(yīng)對這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，在活動的前期，肯定要拆解各個(gè)環(huán)節(jié)，分析關(guān)鍵要素，做預(yù)備方案，不斷演練，將問題重現(xiàn)，場景化，然后設(shè)計(jì)解決方案，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。風(fēng)險(xiǎn)不可以杜絕，但是可以降低。
九、活動復(fù)盤
所有活動每次都要復(fù)盤，查漏補(bǔ)缺，也是“擇其善者而從之，擇其不善者而改之”，借鑒的看，好的繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不好就摒棄，這也是內(nèi)部之間相互激勵(lì)，，相互學(xué)習(xí)，不斷完美化的一個(gè)過程。這里有個(gè)原則“PDCA”，又稱“戴明環(huán)”，是一個(gè)質(zhì)量控制流程，P是計(jì)劃，C是檢查，D是執(zhí)行，A是復(fù)盤，做之前先思考計(jì)劃，做的過程中不斷優(yōu)化迭代，最后不斷改進(jìn)反思并繼續(xù)下一個(gè)循環(huán)。
所有東西，開會一定要有人專人記錄，形成白紙黑字，不斷的留存，不斷的積累，逐漸形成SOP手冊，也可以作為內(nèi)部的培訓(xùn)教材。
這可能是史上最全的大型活動操盤指南，每個(gè)成功活動的背后都是事無巨細(xì)，但是“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”，這些經(jīng)驗(yàn)，還是要在實(shí)踐中運(yùn)用出來，愿你也能做出成功的大活動！
會務(wù)工作是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。
會議預(yù)案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準(zhǔn)備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題，重點(diǎn)是會議文件材料。現(xiàn)場檢查重點(diǎn)在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報(bào)的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六，會議結(jié)束時(shí)的會務(wù)工作，包括對會議內(nèi)容的總結(jié)，會議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。
會議有規(guī)模大小和時(shí)間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時(shí)間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會前準(zhǔn)備階段，會議實(shí)施階段和評估總結(jié)階段。
會前準(zhǔn)備：
會前準(zhǔn)備就是對會議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會議的目標(biāo)而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預(yù)算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個(gè)對會議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運(yùn)作：實(shí)地場景考察，設(shè)計(jì)評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請誰？實(shí)際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標(biāo)。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。
2.會議選址：
（1）會議地點(diǎn)類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進(jìn)行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會。
（2）會議的地點(diǎn)選擇
會議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況
5.地點(diǎn)的安全因素
5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個(gè)會議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
請點(diǎn)擊輸入圖片描述
（4）預(yù)算制定
控制會議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。
會議實(shí)施
實(shí)施會議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場地，必要時(shí)解決糾紛等。
會議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟
1.編制會場手冊。
2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會（負(fù)責(zé)現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進(jìn)行）
三、總結(jié)和評估
會議的總結(jié)與評估（會議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對其進(jìn)行評估工作），一般分為3個(gè)部分
1.從籌備到會議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項(xiàng)目市場調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）
5.召開表彰會，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。
會務(wù)工作是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。
會議預(yù)案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準(zhǔn)備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題，重點(diǎn)是會議文件材料。現(xiàn)場檢查重點(diǎn)在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報(bào)的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六，會議結(jié)束時(shí)的會務(wù)工作，包括對會議內(nèi)容的總結(jié)，會議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。
會議有規(guī)模大小和時(shí)間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時(shí)間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會前準(zhǔn)備階段，會議實(shí)施階段和評估總結(jié)階段。
會前準(zhǔn)備：
會前準(zhǔn)備就是對會議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會議的目標(biāo)而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預(yù)算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個(gè)對會議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運(yùn)作：實(shí)地場景考察，設(shè)計(jì)評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請誰？實(shí)際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標(biāo)。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。
2.會議選址：
（1）會議地點(diǎn)類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進(jìn)行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會。
（2）會議的地點(diǎn)選擇
會議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況
5.地點(diǎn)的安全因素
5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個(gè)會議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
請點(diǎn)擊輸入圖片描述
（4）預(yù)算制定
控制會議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。
會議實(shí)施
實(shí)施會議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場地，必要時(shí)解決糾紛等。
會議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟
1.編制會場手冊。
2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會（負(fù)責(zé)現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進(jìn)行）
三、總結(jié)和評估
會議的總結(jié)與評估（會議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對其進(jìn)行評估工作），一般分為3個(gè)部分
1.從籌備到會議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項(xiàng)目市場調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）
5.召開表彰會，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。
【溫馨提示】關(guān)于會議籌備七項(xiàng)步驟，會議籌備七項(xiàng)步驟有哪些的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。