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檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)（件號(hào)）、頁(yè)號(hào)）的編制
（一）全宗號(hào)的編制全宗號(hào)填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號(hào)為“142”，標(biāo)識(shí)為“0142”。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語(yǔ)拼音代字.
（二）目錄號(hào)編制。填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。可按不同時(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào)；案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。目錄號(hào)是由漢語(yǔ)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。
1、一級(jí)類目的目錄號(hào)采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫漢語(yǔ)拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業(yè)務(wù)檔案（如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識(shí)）；J代表科技檔案；K代表會(huì)計(jì)檔案（報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實(shí)物。
2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長(zhǎng)期（或30年）”、“短期（或10年）”三個(gè)不同的保管期限。
3、目錄號(hào)編制示例
業(yè)務(wù)檔案目錄號(hào) y1代表永久類的業(yè)務(wù)檔案；Y2代表長(zhǎng)期（或30年）類的業(yè)務(wù)檔案；y3代表短期（或10年）類的業(yè)務(wù)檔案。
（三）案卷（件）號(hào)、頁(yè)號(hào)
1、案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低一級(jí)類目）內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上（含兩個(gè)）案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號(hào)，再以案卷為單元依次編寫件號(hào)（填寫在順序號(hào)欄）和頁(yè)號(hào)。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號(hào)，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫頁(yè)號(hào)。
2、件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為“室編件號(hào)、館編件號(hào)”。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)從“1”開始編寫的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫頁(yè)號(hào)。館編件號(hào)是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號(hào)。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號(hào)。
3、頁(yè)號(hào)是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁(yè)的編號(hào)。頁(yè)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁(yè)按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。
四、檔案整理的質(zhì)量要求：
（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。
1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水；收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集;重大活動(dòng)事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔；有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔；附件隨正件收集歸檔；關(guān)于同一問題的請(qǐng)示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。
2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。
A．時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的．分年度時(shí)．以文件簽發(fā)日期（成文日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期（成文日期），電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：（1）跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年度；多份文件（如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等）作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度；法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。（2）按專門年度（如教學(xué)年度）形成的文件，放在專門年度組卷。（3）沒有標(biāo)明落款日期的文件材料．應(yīng)通過對(duì)照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。（4）臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(zhǎng)（兩年以內(nèi)），文件材料較少．形成的文件可以不分年度．放在工作結(jié)束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。
B．來源聯(lián)系。要求區(qū)分級(jí)別，將上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對(duì)有密切聯(lián)系的上、下級(jí)文件，如本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。
C．內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。同一個(gè)問題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。
4、正確劃分保管期限。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
A、文書檔案根據(jù)國(guó)家檔案局2006年8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開。（1）永久保存的文件有以下八個(gè)重要方面：一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議主要指本級(jí)黨代會(huì)、人代、政協(xié)會(huì)、經(jīng)濟(jì)工作會(huì)、紀(jì)檢會(huì)及本機(jī)關(guān)召開的年度工作會(huì)議、黨組(黨委)會(huì)議、行政辦公會(huì)、重要的專題工作研討會(huì)的文件材料。要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來比較，對(duì)本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動(dòng)都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評(píng)先、組織簡(jiǎn)則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報(bào)告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機(jī)關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。（2）定期保管的文書檔案主要包括：一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；主要是指本機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動(dòng)形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料，三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件；包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個(gè)部門或一個(gè)方面職能活動(dòng)的文件材料。六是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會(huì)議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級(jí)或同級(jí)，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照?qǐng)?zhí)行，比如財(cái)政、人事、勞動(dòng)等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報(bào)銷、稅務(wù)、職稱、計(jì)生等文件材料。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。（3）根據(jù)本單位的保管期限表，對(duì)當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時(shí)要注意以下幾點(diǎn):一是原則上不要將多個(gè)保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個(gè)問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會(huì)議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個(gè)先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動(dòng)、主要工作職能會(huì)議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級(jí)內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級(jí)簡(jiǎn)報(bào)30年。外形要求
1、裝具要求。
(1)采用由縣檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的規(guī)范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會(huì)計(jì)憑證盒、會(huì)計(jì)賬簿盒、會(huì)計(jì)報(bào)表夾、歸檔文件目錄紙、卷內(nèi)文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會(huì)計(jì)檔案登記清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。
(2)購(gòu)置合適的裝訂工具。比如用于裝訂“案卷”的手槍式電鉆、裝卷時(shí)用于固定檔案不動(dòng)的夾子（4個(gè)以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水。
用于裝“件”的小型縫紉機(jī)、打孔機(jī)、塑料螺釘、不銹鋼夾等
用于起訂書針的起訂機(jī)
2、填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應(yīng)用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項(xiàng)目應(yīng)用鋼筆（上黑色墨水）按規(guī)定逐項(xiàng)填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。
3、案卷或文件裝訂要求。案卷或文件的裝訂主要是為了固定"件",使其便于保管和利用。在裝訂前,已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整,復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對(duì)于裝訂成冊(cè)不便拆封的書籍,刊物等,金屬物已嚴(yán)密封裝在其中,且拆釘會(huì)損壞原貌,不須拆釘重裝。裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁(yè)，不倒頁(yè)，不損壞文件，不妨礙閱讀。對(duì)大于A4紙型規(guī)格的報(bào)表、圖樣等文字材料，應(yīng)按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、折痕處應(yīng)盡量位于字跡之外。對(duì)于小于A4紙型規(guī)格的介紹信等文字材料，應(yīng)將它們粘貼在A4紙上。空白紙張抽除。
（1）單份文件裝訂。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。永久保管的卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁(yè)數(shù)多，可以裝在文件左側(cè)的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可采用縫紉機(jī)軋邊等方式，裝訂時(shí)以文件的左側(cè)為裝訂邊。30年保管的文件用塑料螺釘?shù)刃问窖b訂，五頁(yè)以下可用膠水粘貼左上角。10年期限的文件，可不拆釘，保持原貌。裝訂時(shí)文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在后)；正文與補(bǔ)充說明正文的文字、圖表、數(shù)據(jù)等附件為一件(正文在前,附件在后)；原件與復(fù)制件或手抄件為一件(原件在前,復(fù)制件在后)；附件頁(yè)數(shù)多，也可各為一件；具有保存價(jià)值的文件處理單（指有領(lǐng)導(dǎo)簽具意見）應(yīng)與正文作為一件，文件處理單在前，文件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后)；外單位的來文與本單位的復(fù)文為一件(復(fù)文在前,來文在后)；本單位向同級(jí)或上級(jí)機(jī)關(guān)的去文與這些機(jī)關(guān)的復(fù)文可以各為一件,但須排列在一起；會(huì)議文件每份文件為一件,會(huì)議記錄原則上一次會(huì)議記錄為一件,但裝訂時(shí)可以以原來的的本為單位裝訂；報(bào)表、名冊(cè)、圖表、介紹信類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件。未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時(shí)間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進(jìn)審批表、工資審批表、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時(shí)，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件。
（2）整卷裝訂的案卷，裝訂前應(yīng)將“卷”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊。文件紙張相差不大的（如學(xué)籍檔案）應(yīng)將右、下側(cè)對(duì)齊；文件紙張相差太大的為了保證檔案裝訂后不掉頁(yè)，可只對(duì)齊左側(cè)、下側(cè)。采用三孔一線的方法裝訂，結(jié)頭放在文件的底部、卷皮之內(nèi)。
（3）不宜裝訂的歷史文獻(xiàn)、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內(nèi)。（三）排列編目要求歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)．根據(jù)一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統(tǒng)化的次序固定化的過程。一般按級(jí)別、事由，結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個(gè)具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。如申請(qǐng)一項(xiàng)撥款、召開一次會(huì)議。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等成套性文件可集中排列，會(huì)議記錄排最前。上級(jí)來文集中排列在本級(jí)歸檔文件之前，同級(jí)文件排列在本級(jí)文件之后，再排下級(jí)。上級(jí)文件按同一文號(hào)集中排列；本級(jí)文件按綜合、政工、業(yè)務(wù)、行政事務(wù)、其他（或黨群、行政、業(yè)務(wù)、其他）的事由順序排列。
1.同一事由的歸檔文件排列內(nèi)容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時(shí)間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)排列。不同級(jí)別內(nèi)再按時(shí)間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會(huì)議記錄、綜合性會(huì)議材料、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)等順序。 2、不同事由的歸檔文件排列．（1）按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時(shí)間或辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡(jiǎn)單，較使用于實(shí)行“隨辦隨歸”的機(jī)關(guān)。如一個(gè)作者，幾個(gè)問題的文件，就先按問題后按時(shí)間排列。（2）按事由的重要程度排列。即將主要職能活動(dòng)形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。如縣檔案局永久文件先排會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、全縣檔案工作會(huì)議材料、綜合性年報(bào)，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、干部、黨員花名冊(cè)、年報(bào)等，然后是業(yè)務(wù)方面的民生檔案工作意見等。（3）按事由具有的共同屬性分別集中排列 a、一個(gè)事由，幾個(gè)作者，可先按作者，再按時(shí)間排列。例如人事工作文件，可先將機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、調(diào)配、職稱評(píng)定、勞資、出國(guó)審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。 b、一個(gè)事由，幾個(gè)地區(qū)，可先按地區(qū)，再按時(shí)間排列。如基層上報(bào)的工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、年報(bào)、花名冊(cè)。 c、非訴訟案件材料，按決定（或批復(fù)）----報(bào)告---調(diào)查旁證----個(gè)人交代材料等順序排列。（4）按文件的共同特征交叉組配排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問題、不同的文種或不同的地區(qū)等，則可層層細(xì)分，分級(jí)排列。可按“作者----問題---名稱----時(shí)間”交叉組配排列。
3、密不可分的文件應(yīng)依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；非訴訟案件的結(jié)論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據(jù)性材料在后。
4、對(duì)具有保存價(jià)值，但因特殊原因未及時(shí)歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、同一機(jī)構(gòu)（問題）、同一期限的最后，或與相關(guān)的某件歸檔文件裝訂成一件，并在文件條目備注欄和備考表中加以說明。在實(shí)際工作中應(yīng)盡量避免。
（四）編頁(yè)號(hào)與蓋歸檔章卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁(yè)面，一頁(yè)編一個(gè)號(hào)，即頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)的位置，整卷裝訂的案卷，應(yīng)在文件正面右上角、背面左上角編寫頁(yè)號(hào)；單份裝訂的歸檔文件，應(yīng)在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁(yè)號(hào)，我縣規(guī)定每一份文件都需用鉛筆重新編頁(yè)號(hào)。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應(yīng)在卷內(nèi)文件目錄右上角的小方框內(nèi)填寫全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁(yè)號(hào)從閱辦單開始。蓋章要求：歸檔章一般采用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關(guān)項(xiàng)目。一個(gè)單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一；歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。歸檔章其格式與尺寸如下
歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。
1、全宗號(hào)：是同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。由縣檔案館統(tǒng)一確定，未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫。如下圖中的“11”是檔案局的全宗號(hào)。
2、年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如“2007”。
3、保管期限：是該歸檔文件保管期限標(biāo)注。直接標(biāo)明“永久”，“30年（2008年以前為長(zhǎng)期）”，“10年（2008年以前為短期）”。
4、件號(hào)：件號(hào)為文件的排列順序號(hào)。件號(hào)又分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目的排列順序號(hào)。歸檔文件依排列順序從"1"開始逐件編號(hào)，永久,30年,10年分別編順序號(hào)。館編件號(hào)的設(shè)置主要是與檔案館銜接的需要，機(jī)關(guān)檔案室不用填。
5、盒號(hào)：檔案盒的排列順序號(hào)。
6、頁(yè)數(shù)：每一份歸檔文件的頁(yè)數(shù)。
7、機(jī)構(gòu)（問題）：是指作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。（我縣這欄可以不填）下圖是已經(jīng)填好的歸檔章樣式：
（五）卷內(nèi)文件或歸檔文件編目要求，編目是指編制歸檔文件目錄或卷內(nèi)文件目錄，編目應(yīng)做到準(zhǔn)確,全面,詳細(xì)，深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。目錄項(xiàng)目包括件號(hào)或順序號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)或頁(yè)號(hào)、備注七項(xiàng)。用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)297mm寬220mm），我縣統(tǒng)一印制成紅色。各單位應(yīng)在縣檔案局統(tǒng)一購(gòu)置，不能用白紙印。填寫歸檔文件目錄項(xiàng)目時(shí)．應(yīng)使用耐久的書寫材料進(jìn)行填寫，且字跡必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計(jì)算機(jī)打印目錄，目錄要求一式五份。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應(yīng)根據(jù)分類方案作目錄匯編裝訂成冊(cè)，以便查找和向檔案館移交之用。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。填寫卷內(nèi)文件目錄或歸檔文件目錄要求如下：卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄樣式如下：
(1)卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄的兩個(gè)區(qū)別：
一是卷內(nèi)文件目錄第一欄是順序號(hào)，卷內(nèi)文書材料依其排列先后填寫序號(hào)，按照文件的合理排列，要求一份文件對(duì)應(yīng)一條目錄，一條目錄對(duì)應(yīng)一個(gè)順序號(hào)。單份裝訂的案卷，其卷內(nèi)文書材料的件號(hào)應(yīng)與順序號(hào)一致。順序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從”1”起依次標(biāo)注案卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，第二卷數(shù)字不能相連；歸檔文件目錄第一欄是件號(hào)，填寫室編件號(hào)。原則上一份文件編一個(gè)件號(hào)，登錄時(shí)占據(jù)一個(gè)欄目。批復(fù)與請(qǐng)示、復(fù)函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，應(yīng)看作是一份文件的兩個(gè)部分，只編一個(gè)件號(hào)；但請(qǐng)示、來函、附件、被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題可以另外占行書寫。同一份文件的不同稿本，只編一個(gè)件號(hào)；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個(gè)件號(hào)，但可以分別占一行登錄。件號(hào)的編寫應(yīng)在同一個(gè)保管期限下、在同一年度內(nèi)從“1”開始逐件流水編制，同一年度內(nèi)盒與盒之間的文件件號(hào)必須相連。
二是卷內(nèi)文件目錄第六欄是頁(yè)號(hào)，填寫卷內(nèi)每份文書材料的起始頁(yè)號(hào)，卷內(nèi)最后一份文書材料應(yīng)填寫起止頁(yè)號(hào)，止號(hào)要與文件最后頁(yè)的頁(yè)碼相符。每卷檔案都從“1”開始按卷內(nèi)文件排列順序依次編寫。歸檔文件目錄第六欄是頁(yè)數(shù)，填寫一件文件的總頁(yè)數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。雙面有字的記2面，空白頁(yè)不計(jì)數(shù)；來往文書、正本與定稿作為一件時(shí)，應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁(yè)數(shù)相加作為該件的頁(yè)數(shù)。為便于管理，永久、30年保存的檔案，我縣統(tǒng)一要求每件都編頁(yè)號(hào)，每件按件內(nèi)紙張排列順序從“1”開始編寫。不管是頁(yè)數(shù)還是頁(yè)號(hào)，頁(yè)碼的編寫都是雙面有字的記2面，空白頁(yè)不計(jì)數(shù)。以案卷為單位整理的頁(yè)碼編在正面的右上角，背面的左上角，以件為單位整理的頁(yè)碼編在正面的右下角，背面的左下角，打印件已經(jīng)編有頁(yè)碼的可不并再編，有底稿的文件頁(yè)碼接著正稿后面的頁(yè)碼數(shù)字編寫。
(2)責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄，可寫通用的簡(jiǎn)稱，如“邵東縣教育局”，不能使用“本局”等含義不明，難于判斷的簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文填主辦者和“我”（我指立檔單位名稱）。如有多個(gè)責(zé)任者，可寫前三個(gè)，后加“等”字。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名，但必須用“（）”標(biāo)出領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)；未署責(zé)任者的文件，編目時(shí)應(yīng)考證清楚一并填寫。另外注意，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者。花名冊(cè)、介紹信、介紹信、報(bào)道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根的責(zé)任者一律為文件中印章所指的批準(zhǔn)單位。無批準(zhǔn)單位印章的以填報(bào)單位所寫字樣為準(zhǔn)。
(3)文號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)三部分組成，填寫文號(hào)要照實(shí)抄錄，不能隨意刪減、省略、落字。如有明顯錯(cuò)字，注意改正。可用三排編寫，文號(hào)中的年度要用[ ]括起，如“邵檔發(fā)[2008]10號(hào)”。少數(shù)文號(hào)中出現(xiàn)無字號(hào)、無年度而只有數(shù)字號(hào)的情況，注意有則有，無則無。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如"會(huì)議文件之一"或"某刊第幾期"等。
(4)題名：即文件標(biāo)題，填寫目錄中的題名應(yīng)將責(zé)任者、問題、文種三個(gè)部分照實(shí)抄錄。目錄中的文件題名要寫全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。明顯的錯(cuò)字，注意改正。目錄題名中如漏了《》和“”的，要增補(bǔ)。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為準(zhǔn)，做到一字不落。填寫題名須注意：
檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)（件號(hào)）、頁(yè)號(hào)）的編制
（一）全宗號(hào)的編制全宗號(hào)填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號(hào)為“142”，標(biāo)識(shí)為“0142”。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語(yǔ)拼音代字.
（二）目錄號(hào)編制。填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。可按不同時(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào)；案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。目錄號(hào)是由漢語(yǔ)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。
1、一級(jí)類目的目錄號(hào)采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫漢語(yǔ)拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業(yè)務(wù)檔案（如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識(shí)）；J代表科技檔案；K代表會(huì)計(jì)檔案（報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實(shí)物。
2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長(zhǎng)期（或30年）”、“短期（或10年）”三個(gè)不同的保管期限。
3、目錄號(hào)編制示例
業(yè)務(wù)檔案目錄號(hào) y1代表永久類的業(yè)務(wù)檔案；Y2代表長(zhǎng)期（或30年）類的業(yè)務(wù)檔案；y3代表短期（或10年）類的業(yè)務(wù)檔案。
（三）案卷（件）號(hào)、頁(yè)號(hào)
1、案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低一級(jí)類目）內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上（含兩個(gè)）案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號(hào)，再以案卷為單元依次編寫件號(hào)（填寫在順序號(hào)欄）和頁(yè)號(hào)。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號(hào)，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫頁(yè)號(hào)。
2、件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為“室編件號(hào)、館編件號(hào)”。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)從“1”開始編寫的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫頁(yè)號(hào)。館編件號(hào)是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號(hào)。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號(hào)。
3、頁(yè)號(hào)是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁(yè)的編號(hào)。頁(yè)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁(yè)按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。
四、檔案整理的質(zhì)量要求：
（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。
1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水；收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集;重大活動(dòng)事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔；有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔；附件隨正件收集歸檔；關(guān)于同一問題的請(qǐng)示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。
2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。
A．時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的．分年度時(shí)．以文件簽發(fā)日期（成文日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期（成文日期），電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：（1）跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年度；多份文件（如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等）作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度；法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。（2）按專門年度（如教學(xué)年度）形成的文件，放在專門年度組卷。（3）沒有標(biāo)明落款日期的文件材料．應(yīng)通過對(duì)照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。（4）臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(zhǎng)（兩年以內(nèi)），文件材料較少．形成的文件可以不分年度．放在工作結(jié)束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。
B．來源聯(lián)系。要求區(qū)分級(jí)別，將上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對(duì)有密切聯(lián)系的上、下級(jí)文件，如本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。
C．內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。同一個(gè)問題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。
4、正確劃分保管期限。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
A、文書檔案根據(jù)國(guó)家檔案局2006年8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開。（1）永久保存的文件有以下八個(gè)重要方面：一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議主要指本級(jí)黨代會(huì)、人代、政協(xié)會(huì)、經(jīng)濟(jì)工作會(huì)、紀(jì)檢會(huì)及本機(jī)關(guān)召開的年度工作會(huì)議、黨組(黨委)會(huì)議、行政辦公會(huì)、重要的專題工作研討會(huì)的文件材料。要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來比較，對(duì)本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動(dòng)都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評(píng)先、組織簡(jiǎn)則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報(bào)告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機(jī)關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。（2）定期保管的文書檔案主要包括：一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；主要是指本機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動(dòng)形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料，三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件；包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個(gè)部門或一個(gè)方面職能活動(dòng)的文件材料。六是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會(huì)議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級(jí)或同級(jí)，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照?qǐng)?zhí)行，比如財(cái)政、人事、勞動(dòng)等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報(bào)銷、稅務(wù)、職稱、計(jì)生等文件材料。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。（3）根據(jù)本單位的保管期限表，對(duì)當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時(shí)要注意以下幾點(diǎn):一是原則上不要將多個(gè)保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個(gè)問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會(huì)議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個(gè)先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動(dòng)、主要工作職能會(huì)議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級(jí)內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級(jí)簡(jiǎn)報(bào)30年。外形要求
1、裝具要求。
(1)采用由縣檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的規(guī)范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會(huì)計(jì)憑證盒、會(huì)計(jì)賬簿盒、會(huì)計(jì)報(bào)表夾、歸檔文件目錄紙、卷內(nèi)文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會(huì)計(jì)檔案登記清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。
(2)購(gòu)置合適的裝訂工具。比如用于裝訂“案卷”的手槍式電鉆、裝卷時(shí)用于固定檔案不動(dòng)的夾子（4個(gè)以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水。
用于裝“件”的小型縫紉機(jī)、打孔機(jī)、塑料螺釘、不銹鋼夾等
用于起訂書針的起訂機(jī)
2、填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應(yīng)用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項(xiàng)目應(yīng)用鋼筆（上黑色墨水）按規(guī)定逐項(xiàng)填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。
3、案卷或文件裝訂要求。案卷或文件的裝訂主要是為了固定"件",使其便于保管和利用。在裝訂前,已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整,復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對(duì)于裝訂成冊(cè)不便拆封的書籍,刊物等,金屬物已嚴(yán)密封裝在其中,且拆釘會(huì)損壞原貌,不須拆釘重裝。裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁(yè)，不倒頁(yè)，不損壞文件，不妨礙閱讀。對(duì)大于A4紙型規(guī)格的報(bào)表、圖樣等文字材料，應(yīng)按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、折痕處應(yīng)盡量位于字跡之外。對(duì)于小于A4紙型規(guī)格的介紹信等文字材料，應(yīng)將它們粘貼在A4紙上。空白紙張抽除。
（1）單份文件裝訂。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。永久保管的卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁(yè)數(shù)多，可以裝在文件左側(cè)的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可采用縫紉機(jī)軋邊等方式，裝訂時(shí)以文件的左側(cè)為裝訂邊。30年保管的文件用塑料螺釘?shù)刃问窖b訂，五頁(yè)以下可用膠水粘貼左上角。10年期限的文件，可不拆釘，保持原貌。裝訂時(shí)文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在后)；正文與補(bǔ)充說明正文的文字、圖表、數(shù)據(jù)等附件為一件(正文在前,附件在后)；原件與復(fù)制件或手抄件為一件(原件在前,復(fù)制件在后)；附件頁(yè)數(shù)多，也可各為一件；具有保存價(jià)值的文件處理單（指有領(lǐng)導(dǎo)簽具意見）應(yīng)與正文作為一件，文件處理單在前，文件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后)；外單位的來文與本單位的復(fù)文為一件(復(fù)文在前,來文在后)；本單位向同級(jí)或上級(jí)機(jī)關(guān)的去文與這些機(jī)關(guān)的復(fù)文可以各為一件,但須排列在一起；會(huì)議文件每份文件為一件,會(huì)議記錄原則上一次會(huì)議記錄為一件,但裝訂時(shí)可以以原來的的本為單位裝訂；報(bào)表、名冊(cè)、圖表、介紹信類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件。未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時(shí)間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進(jìn)審批表、工資審批表、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時(shí)，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件。
（2）整卷裝訂的案卷，裝訂前應(yīng)將“卷”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊。文件紙張相差不大的（如學(xué)籍檔案）應(yīng)將右、下側(cè)對(duì)齊；文件紙張相差太大的為了保證檔案裝訂后不掉頁(yè)，可只對(duì)齊左側(cè)、下側(cè)。采用三孔一線的方法裝訂，結(jié)頭放在文件的底部、卷皮之內(nèi)。
（3）不宜裝訂的歷史文獻(xiàn)、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內(nèi)。（三）排列編目要求歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)．根據(jù)一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統(tǒng)化的次序固定化的過程。一般按級(jí)別、事由，結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個(gè)具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。如申請(qǐng)一項(xiàng)撥款、召開一次會(huì)議。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等成套性文件可集中排列，會(huì)議記錄排最前。上級(jí)來文集中排列在本級(jí)歸檔文件之前，同級(jí)文件排列在本級(jí)文件之后，再排下級(jí)。上級(jí)文件按同一文號(hào)集中排列；本級(jí)文件按綜合、政工、業(yè)務(wù)、行政事務(wù)、其他（或黨群、行政、業(yè)務(wù)、其他）的事由順序排列。
1.同一事由的歸檔文件排列內(nèi)容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時(shí)間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)排列。不同級(jí)別內(nèi)再按時(shí)間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會(huì)議記錄、綜合性會(huì)議材料、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)等順序。 2、不同事由的歸檔文件排列．（1）按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時(shí)間或辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡(jiǎn)單，較使用于實(shí)行“隨辦隨歸”的機(jī)關(guān)。如一個(gè)作者，幾個(gè)問題的文件，就先按問題后按時(shí)間排列。（2）按事由的重要程度排列。即將主要職能活動(dòng)形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。如縣檔案局永久文件先排會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、全縣檔案工作會(huì)議材料、綜合性年報(bào)，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、干部、黨員花名冊(cè)、年報(bào)等，然后是業(yè)務(wù)方面的民生檔案工作意見等。（3）按事由具有的共同屬性分別集中排列 a、一個(gè)事由，幾個(gè)作者，可先按作者，再按時(shí)間排列。例如人事工作文件，可先將機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、調(diào)配、職稱評(píng)定、勞資、出國(guó)審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。 b、一個(gè)事由，幾個(gè)地區(qū)，可先按地區(qū)，再按時(shí)間排列。如基層上報(bào)的工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、年報(bào)、花名冊(cè)。 c、非訴訟案件材料，按決定（或批復(fù)）----報(bào)告---調(diào)查旁證----個(gè)人交代材料等順序排列。（4）按文件的共同特征交叉組配排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問題、不同的文種或不同的地區(qū)等，則可層層細(xì)分，分級(jí)排列。可按“作者----問題---名稱----時(shí)間”交叉組配排列。
3、密不可分的文件應(yīng)依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；非訴訟案件的結(jié)論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據(jù)性材料在后。
4、對(duì)具有保存價(jià)值，但因特殊原因未及時(shí)歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、同一機(jī)構(gòu)（問題）、同一期限的最后，或與相關(guān)的某件歸檔文件裝訂成一件，并在文件條目備注欄和備考表中加以說明。在實(shí)際工作中應(yīng)盡量避免。
（四）編頁(yè)號(hào)與蓋歸檔章卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁(yè)面，一頁(yè)編一個(gè)號(hào)，即頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)的位置，整卷裝訂的案卷，應(yīng)在文件正面右上角、背面左上角編寫頁(yè)號(hào)；單份裝訂的歸檔文件，應(yīng)在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁(yè)號(hào)，我縣規(guī)定每一份文件都需用鉛筆重新編頁(yè)號(hào)。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應(yīng)在卷內(nèi)文件目錄右上角的小方框內(nèi)填寫全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁(yè)號(hào)從閱辦單開始。蓋章要求：歸檔章一般采用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關(guān)項(xiàng)目。一個(gè)單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一；歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。歸檔章其格式與尺寸如下
歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。
1、全宗號(hào)：是同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。由縣檔案館統(tǒng)一確定，未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫。如下圖中的“11”是檔案局的全宗號(hào)。
2、年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如“2007”。
3、保管期限：是該歸檔文件保管期限標(biāo)注。直接標(biāo)明“永久”，“30年（2008年以前為長(zhǎng)期）”，“10年（2008年以前為短期）”。
4、件號(hào)：件號(hào)為文件的排列順序號(hào)。件號(hào)又分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目的排列順序號(hào)。歸檔文件依排列順序從"1"開始逐件編號(hào)，永久,30年,10年分別編順序號(hào)。館編件號(hào)的設(shè)置主要是與檔案館銜接的需要，機(jī)關(guān)檔案室不用填。
5、盒號(hào)：檔案盒的排列順序號(hào)。
6、頁(yè)數(shù)：每一份歸檔文件的頁(yè)數(shù)。
7、機(jī)構(gòu)（問題）：是指作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。（我縣這欄可以不填）下圖是已經(jīng)填好的歸檔章樣式：
（五）卷內(nèi)文件或歸檔文件編目要求，編目是指編制歸檔文件目錄或卷內(nèi)文件目錄，編目應(yīng)做到準(zhǔn)確,全面,詳細(xì)，深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。目錄項(xiàng)目包括件號(hào)或順序號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)或頁(yè)號(hào)、備注七項(xiàng)。用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)297mm寬220mm），我縣統(tǒng)一印制成紅色。各單位應(yīng)在縣檔案局統(tǒng)一購(gòu)置，不能用白紙印。填寫歸檔文件目錄項(xiàng)目時(shí)．應(yīng)使用耐久的書寫材料進(jìn)行填寫，且字跡必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計(jì)算機(jī)打印目錄，目錄要求一式五份。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應(yīng)根據(jù)分類方案作目錄匯編裝訂成冊(cè)，以便查找和向檔案館移交之用。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。填寫卷內(nèi)文件目錄或歸檔文件目錄要求如下：卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄樣式如下：
(1)卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄的兩個(gè)區(qū)別：
一是卷內(nèi)文件目錄第一欄是順序號(hào)，卷內(nèi)文書材料依其排列先后填寫序號(hào)，按照文件的合理排列，要求一份文件對(duì)應(yīng)一條目錄，一條目錄對(duì)應(yīng)一個(gè)順序號(hào)。單份裝訂的案卷，其卷內(nèi)文書材料的件號(hào)應(yīng)與順序號(hào)一致。順序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從”1”起依次標(biāo)注案卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，第二卷數(shù)字不能相連；歸檔文件目錄第一欄是件號(hào)，填寫室編件號(hào)。原則上一份文件編一個(gè)件號(hào)，登錄時(shí)占據(jù)一個(gè)欄目。批復(fù)與請(qǐng)示、復(fù)函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，應(yīng)看作是一份文件的兩個(gè)部分，只編一個(gè)件號(hào)；但請(qǐng)示、來函、附件、被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題可以另外占行書寫。同一份文件的不同稿本，只編一個(gè)件號(hào)；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個(gè)件號(hào)，但可以分別占一行登錄。件號(hào)的編寫應(yīng)在同一個(gè)保管期限下、在同一年度內(nèi)從“1”開始逐件流水編制，同一年度內(nèi)盒與盒之間的文件件號(hào)必須相連。
二是卷內(nèi)文件目錄第六欄是頁(yè)號(hào)，填寫卷內(nèi)每份文書材料的起始頁(yè)號(hào)，卷內(nèi)最后一份文書材料應(yīng)填寫起止頁(yè)號(hào)，止號(hào)要與文件最后頁(yè)的頁(yè)碼相符。每卷檔案都從“1”開始按卷內(nèi)文件排列順序依次編寫。歸檔文件目錄第六欄是頁(yè)數(shù)，填寫一件文件的總頁(yè)數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。雙面有字的記2面，空白頁(yè)不計(jì)數(shù)；來往文書、正本與定稿作為一件時(shí)，應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁(yè)數(shù)相加作為該件的頁(yè)數(shù)。為便于管理，永久、30年保存的檔案，我縣統(tǒng)一要求每件都編頁(yè)號(hào)，每件按件內(nèi)紙張排列順序從“1”開始編寫。不管是頁(yè)數(shù)還是頁(yè)號(hào)，頁(yè)碼的編寫都是雙面有字的記2面，空白頁(yè)不計(jì)數(shù)。以案卷為單位整理的頁(yè)碼編在正面的右上角，背面的左上角，以件為單位整理的頁(yè)碼編在正面的右下角，背面的左下角，打印件已經(jīng)編有頁(yè)碼的可不并再編，有底稿的文件頁(yè)碼接著正稿后面的頁(yè)碼數(shù)字編寫。
(2)責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄，可寫通用的簡(jiǎn)稱，如“邵東縣教育局”，不能使用“本局”等含義不明，難于判斷的簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文填主辦者和“我”（我指立檔單位名稱）。如有多個(gè)責(zé)任者，可寫前三個(gè)，后加“等”字。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名，但必須用“（）”標(biāo)出領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)；未署責(zé)任者的文件，編目時(shí)應(yīng)考證清楚一并填寫。另外注意，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者。花名冊(cè)、介紹信、介紹信、報(bào)道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根的責(zé)任者一律為文件中印章所指的批準(zhǔn)單位。無批準(zhǔn)單位印章的以填報(bào)單位所寫字樣為準(zhǔn)。
(3)文號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)三部分組成，填寫文號(hào)要照實(shí)抄錄，不能隨意刪減、省略、落字。如有明顯錯(cuò)字，注意改正。可用三排編寫，文號(hào)中的年度要用[ ]括起，如“邵檔發(fā)[2008]10號(hào)”。少數(shù)文號(hào)中出現(xiàn)無字號(hào)、無年度而只有數(shù)字號(hào)的情況，注意有則有，無則無。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如"會(huì)議文件之一"或"某刊第幾期"等。
(4)題名：即文件標(biāo)題，填寫目錄中的題名應(yīng)將責(zé)任者、問題、文種三個(gè)部分照實(shí)抄錄。目錄中的文件題名要寫全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。明顯的錯(cuò)字，注意改正。目錄題名中如漏了《》和“”的，要增補(bǔ)。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為準(zhǔn)，做到一字不落。填寫題名須注意：
檔案文件編號(hào)怎么編
一般單位或企業(yè)的檔案的分類，就是根據(jù)產(chǎn)品檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范圍的產(chǎn)品檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)產(chǎn)品檔案庫(kù)藏系統(tǒng)。今天我分享的是檔案文件編號(hào)怎么編，希望能幫到大家。
首先制定一套檔案編碼方案，并且留存，方便后續(xù)的人查詢了解使用。
不同公司編碼方案有所不同，自行制定就可以了。
時(shí)間分類編碼
檔案最重要的是體現(xiàn)出檔案屬性，首先按照時(shí)間編碼，例如20170224，就是該檔案形成的時(shí)間，同時(shí)間可以在后綴加上a、b、c之類的字符區(qū)分。
事件編碼
按照事件屬性做成總編碼，做為編碼的開頭，例如企劃部檔案編碼為Q，市場(chǎng)部編碼為S，之后按照會(huì)議編碼為h，活動(dòng)編碼為d，編碼合成之后Sd就是市場(chǎng)部活動(dòng)。
檔案號(hào)編碼
按照檔案的數(shù)量和生成次序進(jìn)行編碼，例如0001、0002之類的，預(yù)估一下檔案總體數(shù)量，多做出來一位就可以了。
按照時(shí)間的特殊屬性進(jìn)行編碼，例如文件、視頻、圖片等
備考表就是檔案的整體目錄。
案編碼解讀Qh-2020-0224-01-a，就是企劃部20年2月24日做的會(huì)議的文字內(nèi)容備份，如果覺得太長(zhǎng)可以進(jìn)行縮短，比如2020簡(jiǎn)寫為20。
注意事項(xiàng)
注意做好編碼的方案留存。
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什么是文件歸檔
文件歸檔是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
中國(guó)整理規(guī)則
范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。
定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
2.1歸檔文件
DA/T22-2000中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局2000-12-06批準(zhǔn) 2001-01-01實(shí)施
2.2歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。
整理原則
一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件.
質(zhì)量要求
4.1歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
4.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
整理方法
5.1裝訂
歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。
5.2分類
歸檔文件可以采用年度－機(jī)構(gòu)（問題）－保管期限或保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
5.2.1按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3按機(jī)構(gòu)(問題)分類
將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類（本項(xiàng)可以視情況予以取舍）。
5.3排列
歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
5.4編號(hào)
歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。（見圖A1。圖示中“*”號(hào)欄為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無須設(shè)置。以下同）。
5.4.1全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。
5.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。
5.4.4件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。
件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。
5.4.5機(jī)構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
5.5編目
歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。
5.5.1.1件號(hào)：填寫室編件號(hào)。
5.5.1.2責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。
5.5.1.3文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。
5.5.1.4題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"〔〕"號(hào)。
5.5.1.5日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。
5.5.1.6頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。
5.5.1.7備注：注釋文件需說明的情況。
5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)×寬為297mm×210mm）。
5.5.3歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
5.6裝盒
將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。
5.6.1檔案盒
5.6.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“－”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。
5.6.1.3檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。
5.6.2備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
5.6.2.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。
保管期限規(guī)定
（2006年12月18日）
第一條
為便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，制定本規(guī)定。
第二條
本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。
第三條
機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：
（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；
（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；
（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。
第四條
機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：
（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿；無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；
（三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
（四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。
第五條
凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第六條
機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
第七條
永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；
（二）本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；
（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；
（六）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；
（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；
（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。
第八條
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；
（二）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；
（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；
（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；
（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。
第九條
機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十條
機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。
機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。
第十一條
機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。
第十二條
各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際；編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。
有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國(guó)家檔案局審查同意后執(zhí)行。
第十三條
在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。
第十四條
本規(guī)定適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。
第十五條
本規(guī)定自頒布之日起施行；1987年頒發(fā)的《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止。
附件：文書檔案保管期限表
1本級(jí)黨的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議，工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)代表大會(huì)的文件材料
1.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄等文件材料（永久）
1.2大會(huì)發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復(fù)，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡(jiǎn)報(bào)，快報(bào)（永久）
1.3重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料（30年）
1.4討論未通過的文件（10年）
2本級(jí)黨委、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議、紀(jì)律檢查委員會(huì)、共青團(tuán)、工會(huì)、婦聯(lián)的常委會(huì)、執(zhí)委會(huì)、主席團(tuán)、全體委員會(huì)會(huì)議，政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料
2.1公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要；議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過的文件，參加人員名冊(cè)（永久）
2.2討論未通過的文件（10年）
3本機(jī)關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會(huì)議和行政辦公會(huì)的紀(jì)要、會(huì)議記錄（永久）
4本機(jī)關(guān)召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料
4.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要（永久）
4.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)（30年）
5機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料
5.1本機(jī)關(guān)為主辦的
5.1.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要（永久）
5.2本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的
5.2.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的'復(fù)制件或副本（30年）
5.2.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副本（10年）
6本機(jī)關(guān)承辦國(guó)際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)的文件材料
6.1請(qǐng)示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會(huì)主要活動(dòng)安排、議程、名單、主報(bào)告（原文及譯文）、輔助報(bào)告（原文及譯文），上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、講話，會(huì)徽設(shè)計(jì)（永久）
6.2代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道（30年）
6.3委員會(huì)、分會(huì)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)的討論記錄，會(huì)議代表登記表、接待安排（10年）
7上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件
7.1重要的（永久）
7.2一般的（30年）
7.3本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材（30年）
8本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料
8.1本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料（永久）
8.2本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示
8.2.1重要業(yè)務(wù)問題的（永久）
8.2.2一般業(yè)務(wù)問題的（30年）
8.3同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料
8.3.1重要業(yè)務(wù)問題的（永久）
8.3.2一般業(yè)務(wù)問題的（30年）
8.4本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿（30年）
8.5.1本機(jī)關(guān)為主辦的
8.5.1.1重要業(yè)務(wù)問題的（永久）
8.5.1.2一般業(yè)務(wù)問題的（30年）
8.5.2本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的
8.5.2.1重要業(yè)務(wù)問題的（30年）
8.5.2.2一般業(yè)務(wù)問題的（10年）
8.6本機(jī)關(guān)編輯、編寫的文件材料
8.6.1大事記、組織沿革等（永久）
8.6.2簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等（10年）
8.7行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料
8.7.1行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料（永久）
8.7.2執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)，整改通知等（永久）
8.7.3行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料
8.7.3.1固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料（永久）
8.7.3.2不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料（永久）
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證；執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）
8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）
8.7.4行政管理工件中形成的備案文件材料（10年）
8.7.5行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?/p>
8.7.5.1重要的（永久）
8.7.5.2一般的（30年）
8.8計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料
8.8.1年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（永久）
8.8.2年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（10年）
8.8.3重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料（永久）
8.8.4一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料（10年）
8.9出國(guó)或出境訪問考察、參加國(guó)際會(huì)議，接待來訪等外事活動(dòng)形成的文件材料
8.9.1發(fā)表的公報(bào)，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗洝⒓o(jì)要等（永久）
8.9.2出國(guó)審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、一般性會(huì)談?dòng)洠?0年）
9本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、保衛(wèi)、信訪工作文件材料
9.1機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料（永久）
9.2人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件（ 30年）
9.3人事任免文件（永久）
9.4先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料
9.4.1受縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的（永久）
9.4.2受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的（30年）
9.5、對(duì)本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料
9.5.1受到警告（不含）以上處分的（永久）
9.5.2受到警告處分的（30年）
9.6職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料（永久）
9.7人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料（永久）
9.8職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根（永久）
9.9職工名冊(cè)（永久）
9.10黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料
9.10.1工作報(bào)告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果（永久）
9.10.2重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等（永久）
9.10.3黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)，批準(zhǔn)加入黨團(tuán)、工會(huì)組織的文件材料（永久）
9.10.4情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào)（10年）
9.11紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料
9.11.1重要的（永久）
9.11.2一般的（30年）
9.12保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄（10年）
9.13本機(jī)關(guān)處理人民來信來訪的文件材料
9.13.1有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的（永久）
9.13.2其他有處理結(jié)果的（30年）
10本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料
10.1房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料（永久）
10.2與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料
10.2.1重要的（永久）
10.2.2一般的（10年)
10.3接待工作的計(jì)劃、方案
10.3.1重要的（30年）
10.3.2一般的（10年）
10.4機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算（30年）
10.5機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購(gòu)置等文件材料，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料（30年）
10.6國(guó)有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料
10.6.1重要的（永久）
10.6.2一般的（10年）
10.7職工承租、購(gòu)置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)（永久）
10.8職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則，職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職工住房申請(qǐng)（30年）
11上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料
11.1上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料
11.1.1重要的（永久）
11.1.2一般的（10年）
11.2上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材（10年）
11.3上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料（永久）
12同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料（10年）
13下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料
13.1重大問題的專題報(bào)告（30年）
13.2年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（10年）
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