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會務(wù)工作千頭萬緒、環(huán)節(jié)眾多，稍有不慎就可能發(fā)生疏漏和失誤。在工作中摸索出會務(wù)工作流程，可使繁雜的會務(wù)工作簡潔、明了、高效。
一、謀劃會前準備
會前準備是做好會務(wù)工作的基礎(chǔ)和前提，應(yīng)精細地統(tǒng)籌好會議的整個進程和每一個環(huán)節(jié)，對可能發(fā)生的問題超前謀劃。
（一）制訂方案
會議方案是組織會議的總安排，主要包括會議名稱、目的、時間、地點、參會人員、主要議程、會務(wù)工作任務(wù)及職責分工等內(nèi)容。會議方案要簡潔明了、具體清晰、可操作性強，并須報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。會議方案確定后，主辦部門要召集各有關(guān)部門召開會務(wù)工作協(xié)調(diào)會，協(xié)調(diào)各部門按照方案要求落實各自職責。
（二）明確任務(wù)
在會議籌備階段，主要有以下任務(wù)：
1．起草會議通知。會議通知的要素主要包括會議名稱、主要內(nèi)容、報到時間和地點、參會單位、報名要求、聯(lián)系人姓名和電話等。會議通知要求表達準確、條理清楚、言簡意賅，尤其是時間、地點要明確，時間一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易產(chǎn)生混淆的詞匯：會議地點要準確到具體樓層、門牌號，如：××辦公樓六樓第三會議室。
2．下發(fā)會議通知。會議通知有電話、短（微）信、書面及內(nèi)網(wǎng)郵件等多種方式，可視情況選用一種或同時使用多種。下發(fā)通知一定要注意：一是保密，涉密會議不能通過短信、微信發(fā)布。二是負責，必須確保會議通知及時送達參會者。對于書面通知，要制作簽收登記表，對每一份通知的發(fā)出都要簽字確認。通過電子郵件發(fā)送，要采取保留回執(zhí)發(fā)送方式。采用短信、微信方式發(fā)送，應(yīng)要求接收者及時回復(fù)。
3．落實參會人員。統(tǒng)計匯總會議請假人員名單，必要時對請假情況進行核實。對參會人員名單要仔細核對，確保沒有出入，并打印紙質(zhì)請假人員名單及時向參會領(lǐng)導(dǎo)或會議主持人報告。
4．協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)會議要求，以當面報告、電話、短信、微信等多種方式，提請領(lǐng)導(dǎo)出席會議。著重向領(lǐng)導(dǎo)提醒會議時間、地點、主要參加（部門）人員及議程等。在會前約1小時再以適當方式提醒領(lǐng)導(dǎo)會議時間。
5．預(yù)訂會議室。會議時間確定之后，要立即與后勤、物業(yè)等會議室管理服務(wù)部門聯(lián)系，預(yù)訂會議室，并請物業(yè)服務(wù)人員協(xié)助做好保潔、桌椅擺放等先期準備工作。若有外單位人員參加，要提前制作好引導(dǎo)牌。
6．編印會議須知。對于全省業(yè)務(wù)工作會議、全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知，須知編排要用詞準確、表達清晰、周到簡潔。主要內(nèi)容包括：會議紀律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯(lián)系方式、注意事項等。
7．制作會議證件。根據(jù)會議需要制作代表證、出（列）席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結(jié)合會議主題和內(nèi)容，遵循美觀大方、經(jīng)濟適用原則，要易于識別、方便管理、利于安全。
8．會場布置。主要指主席臺及附屬設(shè)施的布置。總體要求是規(guī)范和諧、莊重大方，并與會議主題和內(nèi)容相一致。一是合理布置主席臺。主席臺是會場的重點和中心，集中體現(xiàn)了整個會議的格調(diào)和氛圍，是會場布置的重點。要綜合考慮會議性質(zhì)、臺上就座人數(shù)、方便領(lǐng)導(dǎo)出入以及主席臺大小等多方面因素。二是附屬設(shè)施調(diào)試。主要有音響、燈光、投影設(shè)備。根據(jù)會議需要安排適量話筒并在合適位置擺放，逐一提前試音，確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂曲的要提前試播一次，最好進行備份，確保萬無一失。檢查會場內(nèi)照明燈具有無損壞，如有損壞，需要提前修理更換；要提前準備好攝像、話筒電源。有投影演示時要提前預(yù)演一次，并視需要及時調(diào)節(jié)燈光。
從2020年疫情后，會議承辦業(yè)務(wù)開始慢慢復(fù)蘇，很多企業(yè)也開始部署自己的產(chǎn)品發(fā)布會或是一些會展活動等，但是在此次疫情的沖擊下，太多會務(wù)公司關(guān)門倒閉或至今沒有開業(yè)，對于這些企業(yè)來說，無疑是要自己上場，親自籌辦。但是很多人并不了解會議舉辦的流程，因為在星界會務(wù)平臺工作多年，所以在這里就將我的些許經(jīng)驗分享給大家，希望對各位需要自己舉辦會議的企業(yè)能有有所幫助。
會前
一：確定會議主題、會議內(nèi)容及參會名單。
這里的會議主題可以是產(chǎn)品發(fā)布會、論壇或峰會或會展等，根據(jù)每個企業(yè)希望進行的會議，目的來進行。
參會名單：這里可以包括了很多，有產(chǎn)品發(fā)布企業(yè)的老總，員工等，還包括禮儀、模特、演藝節(jié)目、嘉賓、講師、主持人等。所以這些都是必要的，不要小看一場會議的內(nèi)容。
參會名單：這里可以包括了很多，有產(chǎn)品發(fā)布企業(yè)的老總，員工等，還包括禮儀、模特、演藝節(jié)目、嘉賓、講師、主持人等。所以這些都是必要的，不要小看一場會議的內(nèi)容。
二;確定會議時間，確定會議地點。從字面上來看會議時間：與參會代表預(yù)約時間，并根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)及會議代表時間來最終確定。確實沒有錯，但是確定會議開展的人是否考慮到了貴司的時間是領(lǐng)導(dǎo)或員工的時間再者
可能是客戶的時間，但最好也要考慮到主持人或是禮儀或是節(jié)目演員的人時間，這些如果是承辦商提供那就不存在這些問題，那這里提一下我知道的星界會務(wù)一直專注于推動會務(wù)產(chǎn)品和會務(wù)服務(wù)的系統(tǒng)化和市場透明化，提供全球各國會議場地、舞臺搭建、燈光音響、禮儀模特、嘉賓出席（專家、學者、政要及企業(yè)名流等）、演繹節(jié)目、租車服務(wù)、周邊旅游以及會務(wù)承辦公司等全流程會務(wù)服務(wù)，致力于打造全球一體化的會務(wù)資源國際服務(wù)平臺。
會議地點：根據(jù)會議需求及標準選擇會議地點。這里也是根據(jù)企業(yè)及客戶地點進行選擇，而且根據(jù)會議的主題進行選擇合適的場地進行，有一些適合灑店，一些適合展會等等。星界會議提供透明的全球各地的會議場地，透明場地價格，企業(yè)可以隨時在平臺上查找場地信息及相關(guān)場地的場景，更重要的是可以隨時聯(lián)系提供商進行協(xié)量價格！
三：實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。
很多企業(yè)都舉辦一些幾天的會議或會展，肯定要考慮到會議舉辦的吃住等其它相關(guān)方面的情況。這些可以稱為會議資源的一部份，也是必要考慮到的一部份。如果一場幾天的會務(wù)，沒有考慮到這些會務(wù)資源那這場會議來的目標群體肯定不會多。
星界會務(wù)除了以上吃、住、游、娛樂等相關(guān)方面的場地以外還會有一上包括商務(wù)接送等等方面的提供。
四：預(yù)訂住宿房間、用餐標準并商談價格。這個不必多講了，而且對于所有會議來說基本的要求就是用餐標準，什么樣的會議適合什么樣用餐標準，每個企業(yè)對于這一塊都不樣。
五：確定會議用車，根據(jù)參會人數(shù)，接送地點等制定用車路線及接送時刻表。
會中
一：會議接待：提前在酒店、會議室擺放好歡迎條幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
這些工作繁瑣但能體現(xiàn)一場會議或會展的細節(jié)效果。而這些也是企業(yè)布置會議最頭疼的事情，所以交會星界會務(wù)來幫你實現(xiàn)，星界會務(wù)幫助千萬家企業(yè)布置會務(wù)中等等瑣碎的事情，成功讓會議舉辦方圓滿完成會議。二：會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲、投影儀等。 每一場會議都有專業(yè)的會議室條幅、燈光、音響、茶飲、投影儀等專業(yè)人員，但是如果承辦法一個一個去找，每一個進行合同簽定耗費很多人力及物力，可能得到并不理想的效果。而星界會務(wù)平臺簽暑專業(yè)的會議室條幅、燈光、音響等專業(yè)人士，承辦法只要根據(jù)平臺進行篩選即可，同時可以跟據(jù)對方進行協(xié)商價格，透明價格。
三：會議服務(wù)：為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)
這些也是專業(yè)的人員進行，文秘或翻譯等工作。
最后是會后
會后主是是承辦法進行場地費用的結(jié)算及會議參加等人員的資料整理及效果整理這一塊
好了，就先分享到這里。大家可以去搜一下星界會務(wù)平臺，這里有禮儀模特、高端主持、演藝節(jié)目、專家學者全球各大會議等場地，企業(yè)進入后只要一鍵呼叫資源方，直接溝通，直接成交，無差價。AI智能技術(shù)全滲透，會務(wù)方案自動生成.
會議的一般過程：
以大型會議為例，一個會議應(yīng)該包括：
（此類會議有時有多主持人，即一個主持人，一個報幕員）
首先引起與會人員的注意，維持現(xiàn)場秩序，根據(jù)會議類型提出參會要求（如不得隨意交談、手機改為振動、不得擅自出入等等，有些政府或國有單位的會議為保密還會要求手機不得帶入會場，有些發(fā)布會不得拍照）。
1.開場白，說明會議的名稱，主題，有時也可簡要介紹會議要達到的目的。
2.介紹來賓（單位內(nèi)部會議可省略此項）。
3.簡要介紹會議議程（時長超過半天的會議或半天以內(nèi)但有多項內(nèi)容的會議，應(yīng)提前制作會議手冊）；
4.第一類議程（根據(jù)會議不同可能有順序上的變化）主辦單位領(lǐng)導(dǎo)致辭、參會上級領(lǐng)導(dǎo)講話、傳達上級單位指示等。
5.第二類議程（根據(jù)會議不同可能有順序上的變化）報告、發(fā)布、總結(jié)等。
6.第三類議程（根據(jù)會議不同可能有順序上的變化）頒獎、揭幕、簽字等。
7.第四類議程（根據(jù)會議不同可能有順序上的變化）獲獎感言、儀式后的領(lǐng)導(dǎo)寄語等。
8.會議總結(jié)。
9.宣布會議結(jié)束。
10.簡要說明會后活動（可由報幕員完成）；在過程中，如有領(lǐng)導(dǎo)講話，串講類主持人應(yīng)簡要總結(jié)前一領(lǐng)導(dǎo)講話，并邀請下一領(lǐng)導(dǎo)。
擴展資料：
會議：
是指有組織，有領(lǐng)導(dǎo)，有目的的議事活動，它是在限定的時間和地點，按照一定的程序進行的。會議一般包括議論，決定，行動個要素。因此，必須做到會而有議，議而有決，決而有行，否則就是閑談或議論，不能成為會議。會議是一種普遍的社會現(xiàn)象，會議的主要功能包括決策，控制，協(xié)調(diào)和教育等功能。
所謂會議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個共同的主題，進行信息交流或聚會，商討的活動。一次會議的利益主體主要有主辦者、承辦者和與會者（許多時候還有演講人），其主要內(nèi)容是與會者之間進行思想或信息的交流。
會議是人們?yōu)榱私鉀Q某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論，交流的活動，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動和消費。作為會展業(yè)的重要組成部分，大型會議特別是國際性會議在提升城市形象、促進市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟效益等方面具有特殊的作用。
現(xiàn)代會議早已超出了單一的政府會議的格局，正朝著多元化方向發(fā)展，很多都是直接帶有商業(yè)目的并能產(chǎn)生巨大經(jīng)濟效益的，如各種高峰論壇、專家培訓會議等。
會議的一般操作原理為：會議的主辦者制訂舉辦會議的計劃并委托給承辦者，承辦者將圍繞既定的主題進行精心設(shè)計，并在市場上聯(lián)系會議的買家（即目標與會者），相關(guān)人員及舉辦場所，最后自己接待會議，或?qū)I(yè)務(wù)分包給會務(wù)公司。
國際會議是最重要、最有影響力的會議。國際上對國際會議認定的權(quán)威組織主要有ICCA和UIA等，由于每個組織所規(guī)定的標準有所不同，會造成認定或統(tǒng)計上的偏差，因此，對這些組織標準的明確劃分是研究國際會議發(fā)展趨勢的前提。
會議形式包括室內(nèi)會議和室外會議，也包括正式會議和非正式會議。
為強化會議效果，許多會議將會標美化，渲染為會議背景板。特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽，旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會議成本和準備時間。
但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。
簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐，住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。
在準備會議的過程中，有關(guān)會議的各個事項，如時間，地點，會議議程等等都應(yīng)該用文字記錄下來，便于在后續(xù)工作中察看。有關(guān)會議的決定、通知等要打印出來發(fā)給相關(guān)人員，不能只進行口頭通知。
參考資料：
百度百科：會議
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