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商務(wù)會(huì)議是指帶有商業(yè)性質(zhì)的會(huì)議形式。一般包括：新產(chǎn)品宣傳推廣會(huì)、大型的培訓(xùn)溝通會(huì)議、上市公司年會(huì)、招股說(shuō)明會(huì)、項(xiàng)目競(jìng)標(biāo)會(huì)、商業(yè)論壇、項(xiàng)目說(shuō)明會(huì)、項(xiàng)目發(fā)布會(huì)等?，F(xiàn)在，就來(lái)看看以下兩篇商務(wù)會(huì)議策劃方案吧!
商務(wù)會(huì)議策劃方案范本
一、活動(dòng)簡(jiǎn)介
作為xx電子商務(wù)行業(yè)一年一度的盛會(huì)，此次大會(huì)將延續(xù)往屆大會(huì)的盛況和成果，盤(pán)點(diǎn)過(guò)去、梳理現(xiàn)在、共話未來(lái)。xx電子商務(wù)行業(yè)的優(yōu)秀企業(yè)和貢獻(xiàn)突出個(gè)人將在大會(huì)中得到表彰和嘉獎(jiǎng)，同時(shí)，xx電子商務(wù)服務(wù)產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟和xx電子商務(wù)協(xié)會(huì)數(shù)字服務(wù)中心將在大會(huì)上成立，為xx乃至全球電子商務(wù)企業(yè)的同步發(fā)展搭建良好的支持平臺(tái)。
二、活動(dòng)宗旨
建立xx電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展前瞻性研討平臺(tái)，加強(qiáng)電子商務(wù)部門、學(xué)術(shù)界、企業(yè)界之間的交流，討論當(dāng)年電子商務(wù)新問(wèn)題和熱點(diǎn)問(wèn)題，推動(dòng)xx電子商務(wù)行業(yè)的健康持續(xù)快速和諧發(fā)展。
三、時(shí)間與地點(diǎn)
時(shí)間：xxx年5月23日
地點(diǎn)：xx•北京•人民大會(huì)堂
四、會(huì)議組織
主辦單位：xx電子商務(wù)協(xié)會(huì)
承辦單位：盤(pán)石信息技術(shù)有限公司
支持單位：xx工業(yè)經(jīng)濟(jì)聯(lián)合會(huì)
xx國(guó)際公共關(guān)系協(xié)會(huì)
xx市長(zhǎng)協(xié)會(huì)
國(guó)務(wù)院部委信息中心主任聯(lián)席會(huì)
xx老區(qū)建設(shè)促進(jìn)會(huì)
指導(dǎo)單位：中華人民共和國(guó)國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)
中華人民共和國(guó)工業(yè)和信息化部
中華人民共和國(guó)教育部
中華人民共和國(guó)科技部
中華人民共和國(guó)商務(wù)部
中華人民共和國(guó)海關(guān)總署
五、論壇日程安排
如何策劃一場(chǎng)成功的商務(wù)會(huì)議【實(shí)用貼】
一個(gè)重要的商務(wù)會(huì)議的成功與否，關(guān)鍵在于策劃者的策劃思路與方法是否正確，各方面細(xì)節(jié)考慮得是否周詳，會(huì)議行程安排是否合理，譬如會(huì)議主題的構(gòu)思、會(huì)議費(fèi)用預(yù)算、會(huì)議場(chǎng)地的布置、會(huì)議設(shè)備的安裝、參會(huì)者的住宿和餐飲安排、會(huì)議業(yè)余時(shí)間的安排等等。面對(duì)會(huì)議策劃時(shí)遇到的諸多問(wèn)題，作為會(huì)議策劃者的您是否已經(jīng)找到合適的策劃思路和方法呢?到底怎么做才使這次會(huì)議達(dá)到上級(jí)的要求，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的主題思想，閃出商務(wù)會(huì)議的亮點(diǎn)?凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。會(huì)議策劃即是對(duì)舉辦此次會(huì)議的一切工作的準(zhǔn)備。一個(gè)好的會(huì)議策劃方案，應(yīng)該從做好這個(gè)會(huì)議預(yù)算計(jì)劃開(kāi)始。
一、會(huì)議預(yù)算
商務(wù)會(huì)議的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：
1、會(huì)議室/廳費(fèi)用
具體可細(xì)分為：
(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。
(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比)，否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。
(3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。
(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書(shū)服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。
對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。
2、交通費(fèi)用
交通費(fèi)用可以細(xì)分為：
(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通
(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。
(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。
3、住宿費(fèi)用
住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開(kāi)支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。
4、餐飲費(fèi)用
會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可(但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用)
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。
(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)
通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi)。
(4)、會(huì)場(chǎng)茶歇
此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要額外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開(kāi)水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。
(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)
事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)。
5、視聽(tīng)設(shè)備
除非在室外進(jìn)行，否則視聽(tīng)設(shè)備的費(fèi)用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽(tīng)設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：
設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算
設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理
音源——主要是背景音樂(lè)及娛樂(lè)音樂(lè)選擇，主辦者可自帶，也可委托代理
6、雜費(fèi)
雜費(fèi)是指會(huì)議過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。
二、參會(huì)者的安排
邀請(qǐng)
不管什么樣的會(huì)議，主辦者當(dāng)然希望適宜的對(duì)象(客戶)參加。作為主辦者，邀請(qǐng)的方式非常重要。通常情況下，邀請(qǐng)包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個(gè)程序。
信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請(qǐng)信函、組織文件、會(huì)議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)(暫定或者候選)、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會(huì)議企劃書(shū)，可以讓參與者了解參加的意義及對(duì)會(huì)議的期望。
回執(zhí)——對(duì)于主辦者來(lái)說(shuō)，回執(zhí)是對(duì)商務(wù)會(huì)議企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(jì)(在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計(jì)非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地時(shí)間、迎送要求等等)、確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會(huì)務(wù)費(fèi)用是否交納為標(biāo)志)，接下來(lái)需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。回執(zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可?；貓?zhí)需要注意的是，如果會(huì)議課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對(duì)會(huì)議的有序安排會(huì)起到很大幫助。
確認(rèn)通知——如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有會(huì)議的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序及會(huì)議注意事項(xiàng)等。
如果是小型商務(wù)會(huì)議，簽到相對(duì)簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記。但如果是大型商務(wù)會(huì)議，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。
通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。大型會(huì)議如果想要簽到過(guò)程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號(hào)的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對(duì)明顯的路徑指示、會(huì)議須知、會(huì)議詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開(kāi)閉說(shuō)明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)議參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。
如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。
餐飲安排
一般而言，會(huì)議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制(很多酒店對(duì)于自助餐的開(kāi)設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求)，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問(wèn)題有：開(kāi)餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問(wèn)題。如果就餐者無(wú)法按時(shí)集合就餐，可采取哪桌夠人數(shù)哪桌開(kāi)席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。
三、確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。
時(shí)間的控制，一般以時(shí)間進(jìn)度表(倒計(jì)時(shí))的方式來(lái)表現(xiàn)。注意在安排的時(shí)間上要合理,同時(shí)要留有余地，一般來(lái)說(shuō),前面的時(shí)間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時(shí)間來(lái)調(diào)整、完善。
整個(gè)活動(dòng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動(dòng)中各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過(guò)程管理。比如在活動(dòng)中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí)場(chǎng)地，場(chǎng)地落實(shí)才能現(xiàn)場(chǎng)布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的各個(gè)部分有著清晰的認(rèn)識(shí)，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。
四、活動(dòng)策劃、確定活動(dòng)主題。
活動(dòng)策劃主要包括如下內(nèi)容：
1、會(huì)議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會(huì)整個(gè)過(guò)程就是講話，念稿件，例行演示。實(shí)際上，盡管商務(wù)會(huì)議屬于正式的會(huì)議，但可以做得更活躍一些，尤其是會(huì)議的開(kāi)幕。在會(huì)議議程安排時(shí)，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來(lái)看，一般控制在一到兩個(gè)小時(shí)為宜。
2、確定參會(huì)人員是一項(xiàng)很重要的工作，也是一個(gè)變化較多的因素，而它的變化將影響到整個(gè)會(huì)議的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響會(huì)議的各個(gè)因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見(jiàn)，會(huì)議地點(diǎn)或會(huì)議的一部分內(nèi)容改為機(jī)場(chǎng)、貴賓室進(jìn)行，或者時(shí)間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的“關(guān)鍵點(diǎn)”，宜重點(diǎn)來(lái)抓。
五、擬定活動(dòng)策劃案和具體操作方案。
活動(dòng)策劃案是指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動(dòng)用。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議核心成員才提供。
具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個(gè)人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時(shí)間上具體到分鐘。一般會(huì)議人員人手一份。
六、現(xiàn)場(chǎng)控制
現(xiàn)場(chǎng)控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實(shí)上，一個(gè)好的協(xié)調(diào)人會(huì)將工作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。比如平時(shí)做一些培訓(xùn)，事前做一些排練。從實(shí)踐來(lái)看，現(xiàn)場(chǎng)的突變往往是因?yàn)闇贤ú粫常紤]不周，以及禮節(jié)上的疏忽。應(yīng)該重點(diǎn)重視這些方面;其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案;再次，注意積累現(xiàn)場(chǎng)的靈活應(yīng)變的處理技巧。
對(duì)于前來(lái)的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，對(duì)于前來(lái)的記者，應(yīng)該一視同仁，不能對(duì)A媒體公開(kāi)某些情況而對(duì)B媒體則保密。對(duì)于記者個(gè)人挖掘的新聞一般不宜轉(zhuǎn)告他人。
在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個(gè)平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會(huì)者的心情也會(huì)舒暢。另外一個(gè)重要因素是主持人，如果是自己主持則會(huì)好一些，但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會(huì)中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對(duì)整個(gè)會(huì)議的風(fēng)格有個(gè)大致的了解與把握。
在產(chǎn)品的演示講解過(guò)程中，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結(jié)合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會(huì)者的理解。
整個(gè)會(huì)議應(yīng)有正式的結(jié)尾。如果發(fā)布會(huì)安排在晚餐或午餐前結(jié)束，則應(yīng)該有酒會(huì)或自助宴會(huì)等，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，由主持人通知時(shí)間與地點(diǎn)。
七、其他
秘書(shū)服務(wù)
所謂秘書(shū)服務(wù)指向會(huì)展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時(shí)采購(gòu)、臨時(shí)司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預(yù)算時(shí)通常按類別籠統(tǒng)計(jì)算，不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計(jì)費(fèi)用或者按其他類別計(jì)算。如果通過(guò)代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費(fèi)用核算將通過(guò)雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財(cái)務(wù)或者相關(guān)人員核定。
車輛調(diào)度
重要的國(guó)際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、知名公司全球或者大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問(wèn)題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車源問(wèn)題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。
禮儀與迎送
對(duì)于會(huì)議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡(jiǎn)單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。
值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語(yǔ)基本技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。
各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。
秩序維護(hù)
對(duì)于會(huì)議或展覽而言，無(wú)不希望有良好的秩序。小型會(huì)議(特別是企業(yè)或者)的會(huì)議秩序基本不用控制，但大型會(huì)議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。
大型會(huì)議可以采用代表證或者入場(chǎng)券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會(huì)場(chǎng)入口設(shè)立保安;展覽的控制比較復(fù)雜，因?yàn)檎褂[主辦者關(guān)注的和展商關(guān)注的不是同一個(gè)目標(biāo)。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會(huì)，還有的帶有技術(shù)交流或者論壇性質(zhì)，所以通常會(huì)對(duì)所有展商或者參展人員進(jìn)行身份及級(jí)別分類，以保證技術(shù)交流或者論壇不被外界或者無(wú)關(guān)的展商干擾?？刂频氖侄斡袔l形碼的參展證(需配備讀碼機(jī))、或者磁卡式代表證。為同時(shí)滿足展商信息最大化的需求，現(xiàn)在國(guó)外開(kāi)始引入電子名片管理。
資料快速收集利器--電子名片
傳統(tǒng)的展會(huì)上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會(huì)結(jié)束后總要花上一兩個(gè)小時(shí)整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。
所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作——可以說(shuō)是為參展商和參觀者特制的參展證。在簽發(fā)該證前，組委會(huì)會(huì)要求參展商或參觀者輸入個(gè)人資料，包括公司名稱、聯(lián)絡(luò)辦法、本人職銜、公司性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍等，然后把這些資料存入卡中。同時(shí)，組委會(huì)會(huì)購(gòu)置這類磁卡或條形碼的讀取設(shè)備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設(shè)備后，只需把設(shè)備連接到自己的電腦上就可以開(kāi)始使用。買家需要把名片給參展商時(shí)，只需要把存有自己資料的入場(chǎng)證在讀取設(shè)備上劃過(guò)，所有資料就會(huì)在眨眼間被傳輸?shù)絽⒄股痰碾娔X里。參展商還可以把雙方談話的要點(diǎn)記錄在相應(yīng)備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。
盡管這些設(shè)備比較昂貴，但可以由展會(huì)組委會(huì)統(tǒng)一購(gòu)買、重復(fù)使用，參展商只需付出較低的價(jià)格向組委會(huì)租用，十分實(shí)惠和方便。如果每個(gè)參展商及買家都使用電子名片，展覽會(huì)甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準(zhǔn)確的記錄入場(chǎng)人數(shù)。
會(huì)展考察/旅游
實(shí)際上，會(huì)展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部分行為是真正的商務(wù)考察(為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場(chǎng)調(diào)研性質(zhì)的動(dòng)作)。
1、真正的商務(wù)考察：此類商務(wù)考察實(shí)際上主辦者已經(jīng)作好安排，需要會(huì)展中介公司提供的服務(wù)只是目的地住宿餐飲預(yù)定與安排、交通工具、司乘人員及向?qū)В赡艿脑捫枰薪楣緟f(xié)助解決媒介邀請(qǐng)及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導(dǎo)服務(wù)及后勤保障部門。
以下內(nèi)容為新榜市場(chǎng)總監(jiān)李鐵男在活動(dòng)行線下沙龍「千人峰會(huì)的品牌與運(yùn)營(yíng)」的現(xiàn)場(chǎng)分享內(nèi)容整理，其中有部分口語(yǔ)化表達(dá)，請(qǐng)知悉。
分享人介紹：
李鐵男，新榜市場(chǎng)總監(jiān)，2014年加入新榜，目前負(fù)責(zé)新榜市場(chǎng)、新榜學(xué)院、新榜大會(huì)、新榜全國(guó)行等項(xiàng)目，對(duì)新媒體有深入研究，擅長(zhǎng)新媒體運(yùn)營(yíng)、短視頻、直播電商等領(lǐng)域。
內(nèi)容整理：活動(dòng)行
-以下為正文-
做一個(gè)長(zhǎng)期主義者，每一場(chǎng)活動(dòng)都想辦法把整個(gè)觀眾體驗(yàn)、嘉賓的體驗(yàn)，以及合作伙伴的體驗(yàn)，做到極致。在不斷做的過(guò)程當(dāng)中去積累口碑，然后整個(gè)行業(yè)內(nèi)會(huì)形成一定的認(rèn)知，再經(jīng)過(guò)不斷輸出活動(dòng)，不斷的和這群人通過(guò)活動(dòng)產(chǎn)生鏈接，慢慢地積累勢(shì)能，勢(shì)能積累起來(lái)之后，口碑、品牌就會(huì)慢慢起來(lái)。長(zhǎng)期主義+價(jià)值輸出+時(shí)間復(fù)利，你將解鎖一份刺激與歡喜。
活動(dòng)流程主要分為六個(gè)步驟！市場(chǎng)調(diào)研-活動(dòng)立項(xiàng)—活動(dòng)籌備—推廣&招募—活動(dòng)執(zhí)行—活動(dòng)復(fù)盤(pán)。
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一、活動(dòng)框架
1、活動(dòng)目的
這是做活動(dòng)前最重要的一個(gè)問(wèn)題，我為什么要做這個(gè)活動(dòng)？
1）提升影響力，強(qiáng)化品牌。
2）政策發(fā)布，比如今日頭條的生機(jī)大會(huì)，快手的光合大會(huì)等。
3）會(huì)銷，會(huì)銷類的公司，有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議流程，對(duì)會(huì)議的信息密度沒(méi)有嚴(yán)格要求，但強(qiáng)調(diào)氛圍的調(diào)動(dòng)，有KPI指標(biāo)。
2、市場(chǎng)調(diào)研
這一塊相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單，既然做這個(gè)行業(yè)的活動(dòng)，肯定本來(lái)就能觸達(dá)到這個(gè)行業(yè)的一些人群，那么通過(guò)面對(duì)面也好，或者通過(guò)線上聊也好，或者通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查也好，或者通過(guò)請(qǐng)教公司一些老的員工也好，或者看同行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)、競(jìng)品的活動(dòng)也好，基本上就能得出來(lái)結(jié)論，在這個(gè)結(jié)論上可以去驗(yàn)證一下，就會(huì)明白用戶的需求，知道活動(dòng)的方向在哪里。
3、確定邊界
想明白為什么要做這個(gè)活動(dòng)，基本上心里邊大致的版圖就有了。
從現(xiàn)在的時(shí)間起，去倒推，大概這個(gè)活動(dòng)準(zhǔn)備周期需要多久，比如說(shuō)需要30天，從現(xiàn)在情況往后推30天，看是放在周中還是周末，是做半天還是全天，活動(dòng)類型，誰(shuí)來(lái)講？誰(shuí)來(lái)聽(tīng)？這個(gè)活動(dòng)目的是怎樣的？基本上有一個(gè)大體的模糊的畫(huà)像，在這個(gè)時(shí)間沒(méi)有精準(zhǔn)的對(duì)接到個(gè)人，但是知道它大概有怎樣一個(gè)標(biāo)簽、知道大致通過(guò)什么樣的渠道能夠去觸達(dá)。
同時(shí)邊界很重要！它畫(huà)了一些方向，知道哪些東西可以用，哪些東西不能用。
1）預(yù)算不一樣，整個(gè)的邊界完全是不一樣的?？赡芤?yàn)轭A(yù)算有限，有些場(chǎng)地就不會(huì)考慮，有些老師也不會(huì)考慮。
2）人數(shù)和預(yù)算也是緊密相關(guān)的，做500人的活動(dòng)、1000人活動(dòng)、100人的活動(dòng)，完全是不同的概念。
3）時(shí)長(zhǎng)基本上就決定了嘉賓的數(shù)量。大家都比較熱衷于做下午場(chǎng)的活動(dòng)，相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單，從下午2點(diǎn)開(kāi)始到5點(diǎn)結(jié)束，大概3小時(shí)，180分鐘，基本上是6位嘉賓，一個(gè)嘉賓25分鐘，總共150分鐘，剩下30分鐘，中間可以加一些圓桌論壇等環(huán)節(jié)。中間控場(chǎng)不用那么嚴(yán)格，但是整個(gè)嘉賓的數(shù)量和分享時(shí)長(zhǎng)是一個(gè)反相關(guān)的。另外還要考慮場(chǎng)地，吃飯，交通是否方便。
4）場(chǎng)地，2019年比較特殊，7月到10月的很多大型的活動(dòng)不能舉辦，再加上今年過(guò)年比較早，1月25日初一，很多大型的活動(dòng)全部壓到年底，加上很多年會(huì)也在這個(gè)時(shí)間，就會(huì)把整個(gè)酒店的費(fèi)用拉高，往年可能提前兩個(gè)月去找酒店，今年必須要提前兩個(gè)月三個(gè)月甚至更長(zhǎng)時(shí)間！北京能容納千人的且交通比較方便的其實(shí)不多，可能是西邊便宜，南邊便宜，北邊和東邊貴。
通過(guò)上面的分析，要做一個(gè)什么樣的活動(dòng)，那么大致的框架就出來(lái)了，先把整個(gè)邊界定好，接著再細(xì)化，內(nèi)部還有一個(gè)溝通磨合的過(guò)程，不可能一開(kāi)始把這些非常精準(zhǔn)化。
二、活動(dòng)ing
1、確認(rèn)主題
第一不要引起歧義。
第二要讓大家明白活動(dòng)的價(jià)值，用戶能知道你要給他傳遞什么。
針對(duì)行業(yè)內(nèi)的活動(dòng)，一般都只寫(xiě)嘉賓的title，因?yàn)檫@個(gè)行業(yè)大家都知道他是誰(shuí)，所以說(shuō)不用在活動(dòng)的板塊上再去說(shuō)這個(gè)嘉賓怎樣，做過(guò)什么。但是注意，跨行業(yè)的活動(dòng)，需要寫(xiě)嘉賓的介紹，因?yàn)橛^眾來(lái)自于不同行業(yè)，也可能來(lái)自于五面八方，通過(guò)嘉賓的介紹來(lái)判斷活動(dòng)是否是適合自己。
2、時(shí)間場(chǎng)地
一般場(chǎng)地是一個(gè)大場(chǎng)地，一個(gè)小場(chǎng)地，在這里大場(chǎng)地指的是哪個(gè)城市，小場(chǎng)地是具體地點(diǎn)，比如確定12月底要在北京做一個(gè)活動(dòng)，北京就是一個(gè)大場(chǎng)地，大場(chǎng)地可以滯后到什么時(shí)間？假如有很多外地的嘉賓來(lái)參與，會(huì)提前預(yù)訂機(jī)票，要提前半個(gè)月或者20天要把這個(gè)場(chǎng)地給確定死；假如活動(dòng)本身是在北京的人來(lái)參與的，活動(dòng)開(kāi)始之前一周會(huì)給大家群發(fā)消息就OK了。
一般來(lái)講雙休日好過(guò)工作日，周六好過(guò)周日。但是也要考慮活動(dòng)的規(guī)模與影響力，不要放在周一，周一往往會(huì)議比較多，很難走開(kāi)。
下午好于上午：盡量活動(dòng)不要上午辦，下午的活動(dòng)通過(guò)開(kāi)場(chǎng)時(shí)間稍微往前延一點(diǎn)，把結(jié)束的時(shí)間稍微往后延一點(diǎn)，比如1點(diǎn)半開(kāi)始一直到下午6點(diǎn)，能容納的嘉賓和信息含量比較多，這樣效率更高，也節(jié)省費(fèi)用。
另外場(chǎng)地動(dòng)線在大型的活動(dòng)中是非常重要的，要從“小白”的用戶視野出發(fā)，不要想當(dāng)然，要考慮到人流行進(jìn)方向、路線、擁堵節(jié)點(diǎn)以及展位間距、方向，要避免“冷清展位”（人流無(wú)法流動(dòng)過(guò)去的展位）。
會(huì)場(chǎng)最好是“后進(jìn)式”，屏幕和入場(chǎng)口不在同一側(cè)，不要從前門進(jìn)，避免觀眾橫穿遮擋視線，提前設(shè)置隔離欄，避免分散注意力。一般做的活動(dòng)比較多了之后，基本上看一眼這個(gè)場(chǎng)地，整個(gè)搭建方案就有了，就知道什么地方放簽到臺(tái)、什么地方放入場(chǎng)、什么地方放屏幕、什么地方放上下臺(tái)、什么地方放控臺(tái)，基本上就相當(dāng)清楚。
3、確定關(guān)鍵傳播節(jié)點(diǎn)
假如1月份舉辦一場(chǎng)500人的活動(dòng)，往前倒推，首先要確認(rèn)活動(dòng)是免費(fèi)還是收費(fèi)，因?yàn)槊赓M(fèi)和收費(fèi)的到場(chǎng)率不一樣，要根據(jù)到場(chǎng)率去算，需要報(bào)名多少人，現(xiàn)場(chǎng)到多少人。根據(jù)目前手頭的資源，去倒推，比如說(shuō)活動(dòng)推一次能報(bào)60人，需要推五次，推5次的節(jié)點(diǎn)可能一周推兩次，可能一周推一次。一周推兩次，可能用不同的渠道，用公眾號(hào)推一次，用海報(bào)推一次，這樣傳播的節(jié)點(diǎn)基本上就出來(lái)了。
再根據(jù)整個(gè)行業(yè)的一些大事件，比如說(shuō)雙11或者說(shuō)其他的能預(yù)測(cè)到一些節(jié)點(diǎn)，不跟他們搶流量，把這些節(jié)點(diǎn)給錯(cuò)開(kāi)，根據(jù)行業(yè)內(nèi)人的一些特殊習(xí)慣。在這邊給大家舉個(gè)例子，比如說(shuō)像直播行業(yè)，直播行業(yè)要去發(fā)海報(bào)的話，可能在半夜兩三點(diǎn)或者凌晨四五點(diǎn)發(fā)，效果特別好，因?yàn)樽鲋辈ミ@個(gè)行業(yè)，播到凌晨一兩點(diǎn)，播完之后還要和團(tuán)隊(duì)復(fù)盤(pán)，之后才能睡覺(jué)，要根據(jù)這些，把具體的傳播時(shí)間點(diǎn)再進(jìn)行微調(diào)。
物料是活動(dòng)對(duì)外宣傳物料，像海報(bào)、主視覺(jué)或者說(shuō)像嘉賓的背景，類似于傳播方面的一些物料。這些物料有利于去招募或者對(duì)外去做宣傳。
4、信息入口的問(wèn)題
作為活動(dòng)負(fù)責(zé)人，剛開(kāi)始要定主題、定框架、定基調(diào)、定邊界，在對(duì)外合作的時(shí)候，最怕遇到一件事同時(shí)好幾個(gè)人來(lái)對(duì)接。一般我們辦活動(dòng)首先會(huì)在群里邊立一個(gè)規(guī)矩：公司里邊指定一個(gè)總的負(fù)責(zé)人，他既是內(nèi)部信息匯總的節(jié)點(diǎn)，也是外部信息的出口，保證所有的信息的入口和流出在公司內(nèi)部都有一個(gè)人，同時(shí)同步到群里和協(xié)同工具中，避免信息差。一場(chǎng)活動(dòng)需要團(tuán)隊(duì)協(xié)同，每個(gè)人具體來(lái)負(fù)責(zé)哪一塊，一般要形成文字，同步給各個(gè)合作方?？傊謳茁?，各司其職。
5、信息的協(xié)同和傳遞
這塊特別重要，特別是合作類的活動(dòng)，比如多方主辦，并有政府的指導(dǎo)參與，這種活動(dòng)難度很高，建議一般一個(gè)活動(dòng)，它的聯(lián)合主辦方不要超過(guò)三家，超過(guò)三家的話就是說(shuō)會(huì)特別麻煩，因?yàn)槊總€(gè)人對(duì)活動(dòng)的認(rèn)知與需求都不一樣。
合作類的活動(dòng)，盡量簡(jiǎn)化，在活動(dòng)開(kāi)始的時(shí)間，要明確劃分好雙方的職責(zé)，哪些東西，你有決定權(quán)，哪些東西，我只是通知你，其它事我全權(quán)處理，不然到后邊肯定會(huì)撕逼的，會(huì)牽涉大量的時(shí)間精力來(lái)處理這個(gè)事，這是外部。內(nèi)部的話也是同樣的一個(gè)邏輯，比如嘉賓，特別是大會(huì)，嘉賓總計(jì)超過(guò)三十幾位，嘉賓對(duì)接這塊可能是5到6個(gè)人，嘉賓是按照板塊來(lái)劃分，每個(gè)人對(duì)接幾個(gè)嘉賓。
有些嘉賓不可能親自來(lái)對(duì)接，一般會(huì)由品牌負(fù)責(zé)人或者助理來(lái)對(duì)接，這里邊就會(huì)牽涉到一個(gè)信息的傳遞與協(xié)同。要借助一些工具來(lái)防止信息在傳遞過(guò)程中的衰減，比如石墨文檔、有道云筆記等，具體用哪個(gè)可以根據(jù)公司內(nèi)部情況選擇。
三、嘉賓相關(guān)
1、邀請(qǐng)清單
活動(dòng)主題定完之后，大家在一塊開(kāi)個(gè)腦爆會(huì)議，然后就說(shuō)你認(rèn)為的嘉賓是誰(shuí)誰(shuí)，每個(gè)人在黑板上寫(xiě)，寫(xiě)完之后用排除法，先做加法，后做減法，然后把不合適嘉賓全部排除掉，比如說(shuō)我來(lái)推薦這個(gè)嘉賓，我為什么推薦這個(gè)嘉賓？這個(gè)嘉賓好在哪一塊？今年做了哪些東西，哪一塊應(yīng)該講的特別好。
嘉賓模式就兩塊，一個(gè)是做得好，一個(gè)是講得好。
做得好的話，要有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，因?yàn)樵趯?shí)際的過(guò)程當(dāng)中做過(guò)和沒(méi)做過(guò)是不一樣的。做過(guò)的話，能講出來(lái)有一些比較重要的細(xì)節(jié)，但是可能會(huì)被別人忽視，那這樣的話對(duì)行業(yè)內(nèi)的人是有收獲感，也就是所謂的干貨。
有些嘉賓，雖然沒(méi)做過(guò)，但是一直在行業(yè)內(nèi)深度觀察，表達(dá)能力特別好、氣場(chǎng)和節(jié)奏感特別好，在臺(tái)上講的特別好，但是這樣的人是少的。
還有一些人做的特別好，但是一到臺(tái)上就緊張，講不全或者講不好，根本表達(dá)不出來(lái)，這種嘉賓的話，建議大家就不要邀請(qǐng)了，因?yàn)樗赡茏龅脑俸茫窃谂_(tái)上講不出來(lái)的話，實(shí)際上對(duì)臺(tái)下的觀眾是沒(méi)有收獲，現(xiàn)場(chǎng)的感覺(jué)也會(huì)比較尷尬。
2、嘉賓邀約
要說(shuō)清楚這幾件事：在什么地方做一個(gè)多少規(guī)模的活動(dòng)，這個(gè)活動(dòng)的時(shí)長(zhǎng)是多久？有哪些嘉賓來(lái)參與？同臺(tái)嘉賓是哪些？站在嘉賓的角度來(lái)看這個(gè)活動(dòng)對(duì)他或者所在公司的價(jià)值是什么？在邀請(qǐng)的過(guò)程中，一定要把這些東西表達(dá)清楚，做成PPT也好，做文字也好，傳遞給對(duì)方。
一些活動(dòng)在前期邀約嘉賓中，會(huì)寫(xiě)一大堆特別大咖位的嘉賓，最后卻來(lái)不了，對(duì)于觀眾來(lái)說(shuō)體驗(yàn)特別不好，特別是賣票活動(dòng)，可能觀眾來(lái)買票，就是沖著1到2個(gè)嘉賓，想聽(tīng)他講，最后會(huì)發(fā)現(xiàn)想聽(tīng)的兩個(gè)人壓根就沒(méi)來(lái)，現(xiàn)場(chǎng)特別尷尬，后續(xù)還會(huì)因?yàn)檫@些會(huì)產(chǎn)生退票，或者其他不必要的麻煩，所以請(qǐng)務(wù)必在顯著位置注明擬邀。
3、嘉賓信息收集
邀請(qǐng)嘉賓一般會(huì)要嘉賓的簡(jiǎn)介，title、照片、成功案例、Demo。
關(guān)于嘉賓的Demo。Demo這塊很多嘉賓不一定能提供，但如果是一些干貨類收費(fèi)活動(dòng)，特別是異地嘉賓，一般會(huì)讓他提供一個(gè)demo，提前商量一個(gè)選題，錄一個(gè)10分鐘視頻。通過(guò)視頻可以看到這個(gè)嘉賓形象、氣場(chǎng)、表達(dá)習(xí)慣、邏輯框架、語(yǔ)言節(jié)奏等，有一些整體了解并有助于后期判斷。
4、嘉賓PPT
1）時(shí)間：嘉賓的PPT，截止時(shí)間一定要敲死。一定要把截止時(shí)間往前趕一趕，按照行業(yè)經(jīng)驗(yàn)來(lái)說(shuō)，總有1-2個(gè)嘉賓的PPT姍姍來(lái)遲，要為后邊調(diào)整留下空間。
2）版本：記住一定要編號(hào)，養(yǎng)成好習(xí)慣，避免弄錯(cuò)版本。過(guò)渡版本一定要?jiǎng)h掉，因?yàn)橛行┛嘏_(tái)會(huì)把原來(lái)老的版本放上去，一般到這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)嘉賓改的東西不多，但是有個(gè)別的嘉賓的心理素質(zhì)不好，一旦發(fā)現(xiàn)ppt不對(duì)，會(huì)直接在臺(tái)上發(fā)懵，或者將問(wèn)題公開(kāi)化，“PPT放錯(cuò)了，主辦方能不能給我換一下”，這時(shí)候會(huì)極度尷尬。
3）體積：把PPT盡量體積小一點(diǎn)防止死機(jī)，如果里面有視頻的，記得把視頻摘出來(lái)，單獨(dú)再存一份，在活動(dòng)進(jìn)行中，注意和嘉賓提前約定信號(hào)，萬(wàn)一發(fā)生操作失誤，在臺(tái)上直接發(fā)信號(hào)“麻煩工作人員幫我播放下視頻”，這樣完全不影響整個(gè)會(huì)議的流程，整個(gè)對(duì)觀眾來(lái)說(shuō)，體驗(yàn)是無(wú)損的。
4）內(nèi)容：一定要有干貨，有方法論，特別是可以反復(fù)使用，可以遷移的，比如一些數(shù)據(jù)，對(duì)行業(yè)前沿的分析和展望，個(gè)人固有的成功經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和升華，過(guò)去走過(guò)的一些彎路和坑是非常重要的，但會(huì)被別人所忽略的一些細(xì)節(jié)。
5）金句：這些既叫金句又叫拍照點(diǎn)，就是大家為什么有些人講到某一個(gè)程度的情況下，大家都情不自禁拿出手機(jī)拍照，可能是情感上的共鳴，可能是信息含量大，短時(shí)間內(nèi)難以消化，或者是一句很有哲理的人生格言非常適合發(fā)朋友圈，也或者是一個(gè)思維模型，很多人會(huì)拍照留存，從而形成二次傳播。
5、演講時(shí)長(zhǎng)
有的嘉賓參加大會(huì)經(jīng)驗(yàn)比較少，之前明明約定了20分鐘演講時(shí)間，也敲定了演講主題和大綱，但是他扔過(guò)來(lái)一個(gè)60頁(yè)P(yáng)PT，此時(shí)需要和對(duì)方溝通下，問(wèn)題在哪里，把PPT的邏輯框架整理出來(lái)，大幅刪減，在這一步就控制時(shí)長(zhǎng)，另外在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行中，也有倒計(jì)時(shí)屏幕、倒計(jì)時(shí)牌、背景音樂(lè)等信號(hào)來(lái)提示嘉賓注意時(shí)間，控制好活動(dòng)的節(jié)奏。
6、嘉賓接待
嘉賓的機(jī)票酒店、接送機(jī)、住宿、用餐、短信通知、參與通知、迎來(lái)送往、嘉賓禮品，實(shí)際上這些東西都很細(xì)的，不要一個(gè)一個(gè)細(xì)節(jié)去通知，要學(xué)會(huì)“湊整”，我們一般會(huì)給嘉賓兩個(gè)文檔，第一個(gè)文檔主要前期對(duì)接的時(shí)候使用，需要嘉賓提交什么資料以及deadline，需要嘉賓做的事情等，確認(rèn)演講主題、大綱，以及提交PPT等。第二個(gè)文檔主要就是后期嘉賓的機(jī)酒、接送機(jī)、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上場(chǎng)次序、PPT是否對(duì)外等細(xì)節(jié)。
7、嘉賓彩排
彩排很重要的，即使嘉賓到了之后沒(méi)有特別長(zhǎng)的時(shí)間，哪怕有五分鐘，都非常管用。
1）熟悉場(chǎng)地：位置大致在哪里？知道上臺(tái)口從哪上，然后需要要站在哪個(gè)地方，定位點(diǎn)、拍照點(diǎn)在哪里？是手持麥克還是頭戴？
2）提示器的位置與倒計(jì)時(shí)：告知有提示器，然后防止嘉賓回頭看屏幕，并告訴在哪個(gè)地方，明天會(huì)有一個(gè)志愿者舉牌子，提示倒計(jì)時(shí)，注意信號(hào)提示。
3）上場(chǎng)通知：一般采用原則是上一個(gè)候一個(gè)，通知一個(gè)，可以就近在控臺(tái)的位置，安排沙發(fā)，讓嘉賓提前候場(chǎng)，提前配置好頭戴，并告知一些注意事項(xiàng)，并加油鼓氣等。
四、場(chǎng)地搭建
1、搭建商的選擇：專業(yè)、靠譜。和專業(yè)人做事能省去很多的精力和心血，專業(yè)靠譜，怎么評(píng)估，第一看過(guò)去，要看案例，第二在溝通的過(guò)程中看對(duì)方的專業(yè)程度和態(tài)度。雙方有一個(gè)磨合的過(guò)程，最好能和一個(gè)公司長(zhǎng)期的合作，知道你的訴求，做事風(fēng)格。
2、搭建方案：這個(gè)涉及因素較多，在這里不再展開(kāi)，主要就是大屏、舞臺(tái)、燈光、展位、外場(chǎng)簽到、互動(dòng)空間、采訪間等等。
五、活動(dòng)招商
1、招商原則
一句話，廣撒網(wǎng)，重點(diǎn)捕魚(yú)。一般承諾80%，后續(xù)給到30%驚喜，前期稍稍收一點(diǎn)，不要為了招商而做出不切實(shí)際的承諾，不然事后容易起糾紛。
客戶的核心訴求必須想辦法滿足，然后滿足不了的話提前說(shuō)清楚，客戶能接受的話繼續(xù)往下談，客戶接受不了可以就此打住，或平衡各方利益，各退一步。
2、客戶來(lái)源
1）把握熱點(diǎn)、新的機(jī)會(huì)。比如今年短視頻直播電商比較火，如果舉辦一個(gè)關(guān)于短視頻直播的大會(huì)，這些公司肯定有訴求，想要在行業(yè)大量的曝光，這樣的話這個(gè)活動(dòng)中能提供的價(jià)值和他們的需求就是一個(gè)契合點(diǎn)，形成了一個(gè)鏈接，那么這就有可能成為你的客戶。
2）每年做的一些活動(dòng)，那么留下來(lái)一些客戶，實(shí)際上這些客戶是有可能產(chǎn)生復(fù)購(gòu)的。這些客戶要重點(diǎn)維持維護(hù)。
3）行業(yè)競(jìng)品類公司，都有哪些贊助商，對(duì)方說(shuō)不定可能會(huì)有同樣的需求，因?yàn)檎麄€(gè)的用戶人群是比較一致的，等于對(duì)方為你指明了一條道路。
3、整合資源
要去整合資源，活動(dòng)贊助分兩塊，一個(gè)是本身活動(dòng)資源，比如一些線下的展位、現(xiàn)場(chǎng)的視頻輪播、上臺(tái)演講、參與圓桌、頒獎(jiǎng)、主持人口播，等等一些和現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)的信息。另外一塊是公司資源，很多公司把廣告位推廣、信息流等全部打包賣給客戶，總之，挖掘客戶需求，在能力范圍之內(nèi)去滿足。
六、活動(dòng)傳播
1、用戶畫(huà)像
你想要吸引的用戶他是誰(shuí)？他在哪個(gè)地方？通過(guò)什么樣的渠道去觸達(dá)，又如何才能吸引他？
2、媒體合作
傳播的方案要形成一個(gè)文件。A套餐、B套餐、C套餐，明確我能夠提供哪些？然后對(duì)方會(huì)根據(jù)你的資源去匹配。明確自己的資源、能鏈接的資源，找別人之前，想一想別人憑什么會(huì)幫我，我能提供給別人什么權(quán)益，最終雙方要達(dá)到共贏才行，不然偶發(fā)性幫忙是暫時(shí)的，不長(zhǎng)久。
3、它山之石可以攻玉
已報(bào)名觀眾，可以使用一些工具批量生成個(gè)性化的朋友圈海報(bào)，方便對(duì)方曬朋友圈，這樣也可以匯聚來(lái)零散的個(gè)人朋友圈流量，雖然量不大，但是轉(zhuǎn)化率相對(duì)較高。
4、微信群：紅包炸群、群冠名，活絡(luò)群主
這點(diǎn)比較簡(jiǎn)單，不再贅述，重點(diǎn)：引起注意，否則白搭。
5、活動(dòng)平臺(tái)——活動(dòng)行
七、門票及簽到
1、門票免費(fèi)or收費(fèi)
收費(fèi)門票，增加一個(gè)收入的同時(shí)，也可以提高報(bào)名門檻。觀眾的的質(zhì)量更高一點(diǎn)，但是考慮主辦方影響力、嘉賓咖位、所在地消費(fèi)能力、話題熱度等，免費(fèi)的活動(dòng)很容易招募，但是到場(chǎng)率也沒(méi)辦法控制，另外免費(fèi)的活動(dòng)容易受到外界環(huán)境的一些影響，一般來(lái)說(shuō)大概在50—70%左右，如果辦500人活動(dòng)，全部免費(fèi)的，如果到場(chǎng)率按照50%來(lái)算，至少要一千人才能保證這個(gè)活動(dòng)到場(chǎng)500人。
2、簽到時(shí)間與簽到工具
簽到時(shí)間如果放在上午，比如9點(diǎn)開(kāi)始，8點(diǎn)半之前簽到的人很少，高峰期是9點(diǎn)到9點(diǎn)半這個(gè)時(shí)間。活動(dòng)臨近開(kāi)場(chǎng)的時(shí)間，才是簽到高峰期，短時(shí)間內(nèi)巨大人流量涌來(lái)，會(huì)產(chǎn)生很多問(wèn)題，需要提前預(yù)防。要思考：簽到的空間是否開(kāi)闊，簽到通道設(shè)置、簽到的流程是否合理，簽到的效率如何，簽到的人員有無(wú)經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，簽到工具測(cè)試，簽到的物料準(zhǔn)備是否到位等這些因素都會(huì)影響簽到的進(jìn)程，處理不好都會(huì)導(dǎo)致后面的人怨聲載道，會(huì)影響活動(dòng)開(kāi)場(chǎng)和用戶體驗(yàn)?，F(xiàn)場(chǎng)一定要有個(gè)人敢于拍板，敢于承擔(dān)責(zé)任，當(dāng)機(jī)立斷，不要優(yōu)柔寡斷，快速處理問(wèn)題。
八、執(zhí)行關(guān)鍵
1、抓大放小
所有流程彩排三遍以上，讓相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)這個(gè)活動(dòng)的流程非常熟悉，如搭建方、主持人、控臺(tái)方、兼職負(fù)責(zé)人、禮儀負(fù)責(zé)人等環(huán)節(jié)的參與者，如果不能實(shí)現(xiàn)，也要讓對(duì)方知道自己負(fù)責(zé)的環(huán)節(jié)大概的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以及有問(wèn)題找誰(shuí)處理。
所有的錦上添花，是來(lái)自于平常的準(zhǔn)備，現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行中不要臨場(chǎng)發(fā)揮。活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)能把準(zhǔn)備好的東西做出來(lái)就可以了，現(xiàn)場(chǎng)會(huì)有各種各樣難以預(yù)料的各種意外的情況出現(xiàn)，要抓大放小，穩(wěn)定優(yōu)先，解決關(guān)鍵問(wèn)題，次要問(wèn)題如果有精力再處理，否則先擱置。
2、風(fēng)險(xiǎn)管理
從開(kāi)始的報(bào)備到場(chǎng)地、嘉賓、觀眾、設(shè)備，實(shí)際上很多意外，剛才大家說(shuō)有一個(gè)“放”的過(guò)程，一個(gè)“收”的過(guò)程，在“放”和“收”的過(guò)程中，多條線都有各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，比如說(shuō)某個(gè)嘉賓同意來(lái)，但是臨時(shí)又來(lái)不了；比如說(shuō)一千人的場(chǎng)子，報(bào)名量不夠怎么辦？然后怎么去算？現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備突然出現(xiàn)問(wèn)題怎么辦？
要應(yīng)對(duì)這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，在活動(dòng)的前期，肯定要拆解各個(gè)環(huán)節(jié)，分析關(guān)鍵要素，做預(yù)備方案，不斷演練，將問(wèn)題重現(xiàn)，場(chǎng)景化，然后設(shè)計(jì)解決方案，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。風(fēng)險(xiǎn)不可以杜絕，但是可以降低。
九、活動(dòng)復(fù)盤(pán)
所有活動(dòng)每次都要復(fù)盤(pán)，查漏補(bǔ)缺，也是“擇其善者而從之，擇其不善者而改之”，借鑒的看，好的繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不好就摒棄，這也是內(nèi)部之間相互激勵(lì)，，相互學(xué)習(xí)，不斷完美化的一個(gè)過(guò)程。這里有個(gè)原則“PDCA”，又稱“戴明環(huán)”，是一個(gè)質(zhì)量控制流程，P是計(jì)劃，C是檢查，D是執(zhí)行，A是復(fù)盤(pán)，做之前先思考計(jì)劃，做的過(guò)程中不斷優(yōu)化迭代，最后不斷改進(jìn)反思并繼續(xù)下一個(gè)循環(huán)。
所有東西，開(kāi)會(huì)一定要有人專人記錄，形成白紙黑字，不斷的留存，不斷的積累，逐漸形成SOP手冊(cè)，也可以作為內(nèi)部的培訓(xùn)教材。
這可能是史上最全的大型活動(dòng)操盤(pán)指南，每個(gè)成功活動(dòng)的背后都是事無(wú)巨細(xì)，但是“紙上得來(lái)終覺(jué)淺，絕知此事要躬行”，這些經(jīng)驗(yàn)，還是要在實(shí)踐中運(yùn)用出來(lái)，愿你也能做出成功的大活動(dòng)！
承辦會(huì)議和組織活動(dòng)是一項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)，對(duì)于政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)單位來(lái)說(shuō)必不可少。以下是18個(gè)關(guān)鍵步驟，幫助你順利進(jìn)行:
籌備階段，首先制定詳盡的計(jì)劃，包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、形式、日程、領(lǐng)導(dǎo)、保障等要素，接著召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)細(xì)化分工與期限。接下來(lái)，準(zhǔn)備會(huì)議材料，如會(huì)議須知、主持詞等，以及會(huì)務(wù)用品如證件、桌簽等。會(huì)場(chǎng)布置也不能忽視，包括會(huì)標(biāo)、主席臺(tái)、座位和音響設(shè)備。同時(shí)，確保食宿、醫(yī)療等各類保障到位，以及接站安排。
活動(dòng)實(shí)施階段，注重細(xì)節(jié)管理。組織簽到，預(yù)備會(huì)明確日程和服務(wù)要求，現(xiàn)場(chǎng)組織協(xié)調(diào)解決突發(fā)問(wèn)題，預(yù)先安排觀摩、合影，并確保食宿安排符合各方需求。活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)安排返回，整理會(huì)務(wù)用品，梳理上報(bào)活動(dòng)詳情，匯編所有相關(guān)資料，同時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算，確保無(wú)遺漏。
通過(guò)這些步驟，你將能有序、高效地承辦和組織各類會(huì)議與活動(dòng)，展現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)。"
【溫馨提示】臨時(shí)承辦大型會(huì)議流程和臨時(shí)承辦大型會(huì)議流程怎么寫(xiě)的問(wèn)題，以上的文章解決了您的問(wèn)題嗎？部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議會(huì)場(chǎng)，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議服務(wù)，青島會(huì)議用車，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。