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真實(shí)性,準(zhǔn)確性,完整性。
1、真實(shí)性:會(huì)議記錄必須真實(shí)地反映會(huì)議的情況,不能有任何的虛構(gòu)、歪曲或隱瞞。
2、準(zhǔn)確性:會(huì)議記錄必須準(zhǔn)確無(wú)誤地記錄會(huì)議中所有討論和決策的內(nèi)容,不能有任何的錯(cuò)誤或遺漏。
3、完整性:會(huì)議記錄必須包括所有與會(huì)人員在會(huì)議中的發(fā)言和討論,不能有任何的遺漏或刪除。
會(huì)議記錄的特點(diǎn):
1.真實(shí)性
會(huì)議記錄的執(zhí)筆者與其他文章的寫(xiě)作者有一個(gè)重要的區(qū)別,那就是他只有記錄權(quán)沒(méi)有改造權(quán).會(huì)議是個(gè)什么樣就記成什么樣,與會(huì)者發(fā)言時(shí)說(shuō)了些什么就記下什么,記錄者不能進(jìn)行加工、提煉,不能增添、刪減,不能移花接木,不能張冠李戴.
2.原始形態(tài)性
會(huì)議記錄是會(huì)議情況和內(nèi)容的原始化的記錄.所謂原始,就是未經(jīng)整理,未經(jīng)綜合.在這一點(diǎn)上,它跟會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要有著很大不同.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要也是真實(shí)的,但不是原始的.雖然在內(nèi)容上可能沒(méi)有太大差別,但在存在形態(tài)上,會(huì)議記錄跟會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要的差異甚大.
3.完整性
會(huì)議記錄對(duì)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、主持人、議程等基本情況,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話、與會(huì)者的發(fā)言、討論和爭(zhēng)議、形成的決議和決定等內(nèi)容,都要記錄下來(lái),一般沒(méi)有太多的選擇性.
二、會(huì)議記錄的寫(xiě)法
(一)標(biāo)題
標(biāo)題由會(huì)議名稱加文體名稱組成,就是《××××?xí)h記錄》.如果使用的是專用的會(huì)議記錄本,連“記錄”二字也可省略,只寫(xiě)會(huì)議名稱即可.
(二)會(huì)議組織概況
1.會(huì)議時(shí)間
要寫(xiě)明年、月、日,上午、下午或晚上,×?xí)r×分至×?xí)r×分.
2.開(kāi)會(huì)地點(diǎn)
如:“××?xí)h室”、“××禮堂”、“××現(xiàn)場(chǎng)”等.
3.主持人的職務(wù),姓名
如:“校黨委書(shū)記×××”、“公司總經(jīng)理×××”.
4.出席人
根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)模和重要程度的不同,出席人一項(xiàng)的詳略也會(huì)有所不同.有時(shí)可以只顯示身份和人數(shù),如“各院系黨總支書(shū)記和直屬黨支部書(shū)記31人”、“各部門(mén)經(jīng)理”、“全體與會(huì)代表”等.
如果出席人身份復(fù)雜,如既有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),又有本單位各部門(mén)的主要領(lǐng)導(dǎo),還有各種有關(guān)人員,最好將主要人員的職務(wù)、姓名一一列出,其他有關(guān)人員則分類列出.
5.列席人
包括列席人的身份、姓名,可參照出席人的記錄方法.
6.缺席人
如有重要人物缺席,應(yīng)作出記錄.
7.記錄人
包括記錄人的姓名和部門(mén).如:××(××辦公室秘書(shū)).
(三)會(huì)議內(nèi)容
這部分隨著會(huì)議的進(jìn)展一步步完成,沒(méi)有具體的固定模式.一般包含有以下方面:
會(huì)議的議題、宗旨、目的;
會(huì)議議程;
會(huì)議報(bào)告和講話;
會(huì)議討論和發(fā)言;
會(huì)議的表決情況;
會(huì)議決定和決議;
會(huì)議的遺留問(wèn)題.
這些是一般會(huì)議都有的項(xiàng)目,但側(cè)重點(diǎn)會(huì)有所不同,先后次序會(huì)有所不同.
(四)結(jié)尾
會(huì)議記錄具有特點(diǎn)如下:
真實(shí)性,會(huì)議記錄的執(zhí)筆者與其他文章的寫(xiě)作者有一個(gè)重要的區(qū)別,那就是他只有記錄權(quán)沒(méi)有改造權(quán),會(huì)議是個(gè)什么樣就記成什么樣,與會(huì)者發(fā)言時(shí)說(shuō)了些什么就記下什么,記錄者不能進(jìn)行加工、提煉,不能增添、刪減,不能移花接木,不能張冠李戴。
原始形態(tài)性,會(huì)議記錄是會(huì)議情況和內(nèi)容的原始化的記錄,所謂原始,就是未經(jīng)整理,未經(jīng)綜合,在這一點(diǎn)上,它跟會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要有著很大不同。
會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要也是真實(shí)的,但不是原始的,雖然在內(nèi)容上可能沒(méi)有太大差別,但在存在形態(tài)上,會(huì)議記錄跟會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要的差異甚大。
完整性,會(huì)議記錄對(duì)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、主持人、議程等基本情況,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話、與會(huì)者的發(fā)言、討論和爭(zhēng)議、形成的決議和決定等內(nèi)容,都要記錄下來(lái),一般沒(méi)有太多的選擇性。
特點(diǎn)介紹
綜合性。會(huì)議記錄是在對(duì)會(huì)議中各種材料、與會(huì)人員的發(fā)言以及會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等等進(jìn)行綜合分析和概括提煉基礎(chǔ)上形成的,它具有整理和提要的基本特點(diǎn)。備考性。一些會(huì)議記錄主要不是為了貫徹執(zhí)行,而是向上匯報(bào)或向下通報(bào)情況,必要時(shí)可作查閱之用。
指導(dǎo)性。這一特性包含兩層含義:一是會(huì)議本身的權(quán)威性;二是會(huì)議記錄集中反映了會(huì)議的主要精神和決定事項(xiàng)。因而紀(jì)錄一經(jīng)下發(fā),將對(duì)有關(guān)單位和人員產(chǎn)生約束力,起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。
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