本文目錄

1. 常見的會(huì)議機(jī)構(gòu)包括哪些組成
2. 文秘如何籌備會(huì)議
3. 如何組織好會(huì)議

常見的會(huì)議機(jī)構(gòu)包括以下組成：

主席團(tuán)：負(fù)責(zé)主持會(huì)議，維護(hù)會(huì)議秩序和程序的正常進(jìn)行。

秘書處：負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)、記錄和報(bào)告等工作。

委員會(huì)：根據(jù)會(huì)議議程和任務(wù)分設(shè)的專門工作小組，負(fù)責(zé)研究、討論和決定相關(guān)問(wèn)題。

代表團(tuán)：由各參會(huì)單位派遣的代表組成，代表本單位參加會(huì)議并發(fā)表意見和提出建議。

觀察員：受邀請(qǐng)或經(jīng)批準(zhǔn)參加會(huì)議的非正式代表，可以觀察會(huì)議并發(fā)表意見，但無(wú)表決權(quán)。

參會(huì)者：除代表團(tuán)和觀察員外，其他參加會(huì)議的人員。

導(dǎo)語(yǔ)：會(huì)議日程以天為單，是會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排時(shí)間的依據(jù)，議程依據(jù)議題作出順序計(jì)劃，是會(huì)議所要討論解決問(wèn)題的大致安排。下面是讓我們了解一下文秘如何籌備會(huì)議吧！

會(huì)議議程制定（1）列出參與者，明確目標(biāo)（2）安排議程時(shí)間，考慮會(huì)議長(zhǎng)短和敏感話題（3）確定議程，決定討論形式和決策方式

日程編制：（1）注意涉及事務(wù)的習(xí)慣順序和公司章程的明確規(guī)定（2）明確各項(xiàng)安排，用表格形式列出（3）宣讀議程（4）將同性質(zhì)問(wèn)題集中排列（5）保密性強(qiáng)的議題放置后面

在編制議程時(shí)，按輕重緩急的原則處理并詳細(xì)表示出所需時(shí)間

會(huì)議討論形式分為頭腦風(fēng)暴形式和自由討論形式

議程與日程存在功能上的不同，議程編制在前，一旦確定就不應(yīng)該再變，但日程可做出相應(yīng)調(diào)整。

會(huì)議地點(diǎn)選擇要求：（1）交通便利（2）大小與規(guī)模相符（3）有良好配置（4）場(chǎng)地不受外界干擾（5）考慮有無(wú)停車場(chǎng)所（6）成本必須合理

考慮因素：（1）會(huì)議目的形態(tài)（2）實(shí)質(zhì)上需求（3）與會(huì)者的期望

清單內(nèi)容包括：（1）所在地區(qū)情況（2）會(huì)場(chǎng)環(huán)境（3）會(huì)議地點(diǎn)設(shè)施

對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的檢查有：（1）檢查考慮中的會(huì)議場(chǎng)地（2）抽查一個(gè)單人間雙人間和套房（3）檢查會(huì)議登記管理服務(wù)和后勤部門（4）檢查餐廳一般伙食（5）檢查電梯服務(wù)（6）檢查服務(wù)項(xiàng)目營(yíng)業(yè)時(shí)間了解交通停車設(shè)施

中大型會(huì)場(chǎng)多采用大小方形，突出主持人注意進(jìn)退場(chǎng)的方便

座次安排依據(jù)職務(wù)高低，選舉結(jié)果是否是正式代表來(lái)安排

會(huì)議主席位置應(yīng)該置于遠(yuǎn)離入口處，正對(duì)門的位置

常見排法有：橫排法豎排法左右排列法

傳遞方式：當(dāng)面告知電話傳真書面形式電子郵件

分發(fā)過(guò)程：準(zhǔn)備登記附清退目錄裝封發(fā)出

方法：提前發(fā)出簽到時(shí)發(fā)出會(huì)中發(fā)出現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出

發(fā)布程序：收集篩選加工審核發(fā)布

餐飲標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)和人員情況決定，就餐方式分自助餐制和分餐制多為自助餐制

嘉賓類型：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)政府官員重要客戶社會(huì)名流潛在貢獻(xiàn)人

邀請(qǐng)時(shí)注意人數(shù)不宜過(guò)多，考慮代表性和經(jīng)濟(jì)時(shí)效，采用寧可邀請(qǐng)，也不排斥的原則

接站人員應(yīng)在20分鐘抵達(dá)接站地點(diǎn)

會(huì)議資料包括來(lái)賓資料，會(huì)務(wù)資料溝通資料用品分為必備和特殊設(shè)備

空調(diào)應(yīng)在兩小時(shí)前開機(jī)預(yù)熱

會(huì)議通用禮儀：文書參會(huì)服務(wù)迎送禮儀

大部分試聽設(shè)備操作溫度在0-40度

剔除的方法：（1）看來(lái)源（2）看標(biāo)題（3）看正文（4）決定取舍

標(biāo)題一般反映信息內(nèi)容與價(jià)值

信息分類要求：（1）科學(xué)性（2）系統(tǒng)性（3）邏輯性（4）實(shí)用性

分類方法：（1）字母分類法（2）地區(qū)分類法（3）主題分類法（4）數(shù)字分類法（5）時(shí)間分類法

分類的依據(jù)是信息的特征

歸類原則是依信息的不同來(lái)源內(nèi)容時(shí)間性質(zhì)作用進(jìn)行組織

信息校核原則依信息進(jìn)一步校核，分析可靠性準(zhǔn)確性認(rèn)定真實(shí)性

校核要求：（1）溯源法（2）比較法（3）核對(duì)法（4）邏輯法（5）調(diào)查法（6）數(shù)理統(tǒng)計(jì)法

核對(duì)法依據(jù)最權(quán)威資料進(jìn)行對(duì)照分析

邏輯法對(duì)信息中表達(dá)事實(shí)和敘述方法進(jìn)行分析

數(shù)理統(tǒng)計(jì)法對(duì)信息中的數(shù)據(jù)定性分析

判斷方法：（1）核對(duì)（2）計(jì)算（3）定性定量（4）邏輯推理

信息傳遞方向：內(nèi)向傳遞外向傳遞

內(nèi)向傳遞形式：（1）信件（2）備忘錄（3）通知通示（4）傳閱單（5）內(nèi)部刊物

外向傳遞形式：（1）信件（2）新聞稿（3）發(fā)布會(huì)（4）聲明

信息傳遞要素：（1）信源（2）信道（3）信宿

信源分原生源和再生源，信宿即信息終點(diǎn)信息的接受者

信件具有憑證作用，便于參考閱讀，但費(fèi)時(shí)不便交換看法

備忘錄便于查考利用，使用方便，但信息量少溝通慢不便于交換看法

報(bào)告針對(duì)特定利用者

通知是使用最廣泛，頻率最高具有很強(qiáng)的時(shí)間性

內(nèi)部刊物介紹公司動(dòng)態(tài)，業(yè)務(wù)進(jìn)展溝通上下聯(lián)系員工橋梁

信息傳遞方法：（1）語(yǔ)言傳遞（2）文字傳遞（3）電訊傳遞（4）可視化輔助物傳遞

文本是大多數(shù)信息的傳遞形式，表格針對(duì)特定標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行展示。

語(yǔ)言傳遞簡(jiǎn)潔直接快速及時(shí)受場(chǎng)地限制小但獲取信息零亂較難存儲(chǔ)

圖表分柱狀圖用于統(tǒng)計(jì)數(shù)字比較餅狀圖多用于展示信息折線圖用于比較性及趨勢(shì)信息

信息存儲(chǔ)載體：紙質(zhì)載體磁性載體

紙質(zhì)載體使用最多方便閱讀記載標(biāo)準(zhǔn)化

磁性載體：（1）軟盤（2）硬盤最為常用（3）磁帶（4）磁盤（5）縮微品

存儲(chǔ)系統(tǒng)：（1）集中管理系統(tǒng)（2）分散管理系統(tǒng)（3）計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)

集中管理系統(tǒng)具有便于實(shí)現(xiàn)科學(xué)化現(xiàn)代化具有整體性的特點(diǎn)

存儲(chǔ)程序：（1）登記（2）編碼（3）排列（4）保存（5）保管

信息編碼由字母和數(shù)字組成基本編碼

編碼分為：（1）順序編碼法（2）分組編碼法采用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字

排列方法：（1）時(shí)間排列（2）來(lái)源排列（3）內(nèi)容排列（4）字順排列

保存方法：（1）手工（2）計(jì)算機(jī)（3）電子化（4）縮微品

檔案分類是按來(lái)源時(shí)間內(nèi)容形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干類別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作

分類方法：（1）年度分類法（2）組織機(jī)構(gòu)分類法（3）問(wèn)題分類法

分類要求：正確判定所屬年度和所屬機(jī)構(gòu)

文件未注明日期，判定文件的準(zhǔn)確時(shí)間和接近時(shí)間

分析文檔形成單位的情況：（1）單位大小（2）穩(wěn)定狀況（3）界限清晰程度

年度分類法使用最廣

問(wèn)題分類法適用與界限不清，檔案較少的單位

檔案檢索工作對(duì)信息進(jìn)行加工存儲(chǔ)，對(duì)信息進(jìn)行查檢存儲(chǔ)，是開放檔案信息資源的必要條件

類型：（1）歸檔文件目錄（2）分類目錄（3）主題目錄（4）人名索引（5）全宗指南

檔案保管期限：（1）長(zhǎng)期16-50年（2）短期15年以下（3）永久

保管期限從文件產(chǎn)生形成后的第二年算起

分析檔案價(jià)值：（1）分析來(lái)源（2）分析內(nèi)容（3）形式特征（4）技術(shù)因素（5）功能因素

分析檔案的重要性獨(dú)特性時(shí)效性價(jià)值由內(nèi)容體現(xiàn)出來(lái)

紙質(zhì)檔案溫度14度-20度相對(duì)濕度50%——65%變化在正負(fù)2度濕度正負(fù)5度

檔案日常管理：（1）建立制度（2）調(diào)節(jié)溫度（3）流動(dòng)保護(hù)（4）安全檢查（5）庫(kù)房衛(wèi)生

勝利的大會(huì)--如何組織好會(huì)議

一、通知會(huì)議:一個(gè)都不能少

1.事前——工作的實(shí)際需要（哪些單位負(fù)責(zé)，哪些單位輔助）；慣例（以前開過(guò)的類似的會(huì)議）；領(lǐng)導(dǎo)有哪些意見。總之，要等領(lǐng)導(dǎo)審定名單后再發(fā)通知

2.會(huì)議通知容易遺漏的幾類人群：老領(lǐng)導(dǎo)；本單位的新聞部門；外地的分支機(jī)構(gòu)；新組建部門

3.內(nèi)容（會(huì)議名稱，開會(huì)時(shí)間，地點(diǎn)，提交材料，著裝要求等）、方式(可以考慮微信群）、時(shí)間（不能過(guò)早又不能過(guò)遲），是會(huì)議通知的三要素

4.對(duì)每一個(gè)部門或人員都要進(jìn)行“確認(rèn)”，而不是想當(dāng)然的“自說(shuō)自話，自做自事”，要通過(guò)對(duì)發(fā)出同志的節(jié)節(jié)跟蹤和時(shí)時(shí)“確認(rèn)”，確保工作無(wú)一遺漏。

二、如何才能提高效率，避免在會(huì)海里淹死

1.開沒(méi)有議程的會(huì)是浪費(fèi)生命。

2.想按時(shí)吃飯就提前安排好議程。事項(xiàng)不能多，時(shí)間別太長(zhǎng)，人員別太雜。

3.準(zhǔn)備一個(gè)備忘錄。為了讓與會(huì)者更全面的了解需要上會(huì)討論的事項(xiàng)，最好準(zhǔn)備一個(gè)備忘錄（最多一頁(yè)紙，事項(xiàng)來(lái)源，爭(zhēng)議焦點(diǎn)，請(qǐng)示事項(xiàng)，決策建議）。

三、開一個(gè)團(tuán)結(jié)勝利的大會(huì)，千萬(wàn)別忽視這幾個(gè)細(xì)節(jié)

1.貴賓室（領(lǐng)導(dǎo)小范圍會(huì)見，以示重視，盡地主之誼);

2.在會(huì)場(chǎng)不能閑著，多方照顧，多方考量；

3.考慮好出入和停車問(wèn)題；

4.背景板要注意散味

四、開會(huì)只信爛筆頭，不靠好記性

開會(huì)只信爛筆頭，不靠好記性——寫會(huì)議記錄或者會(huì)議紀(jì)要是很多辦公室新人的第一課

1.開會(huì)前就要進(jìn)入角色——盡可能多的了解會(huì)議的信息，比如會(huì)議的目的、時(shí)間、誰(shuí)主持、誰(shuí)出席，上一次會(huì)議的資料，抓住會(huì)議的重點(diǎn)

2.記錄框架如下：

1開會(huì)的日期、時(shí)間、形式

2有什么人參與、誰(shuí)是主持

3開這個(gè)會(huì)是要探討什么問(wèn)題

4問(wèn)題的形式和現(xiàn)狀是怎么樣的

5提出什么解決方法或者觀點(diǎn)

6達(dá)成什么共識(shí)

7還存在哪些問(wèn)題

8后續(xù)工作如何開展

9誰(shuí)負(fù)責(zé)什么事情，需要在何時(shí)完成

10下次的開會(huì)時(shí)間

3.記錄不是錄口供，要記要點(diǎn)，聽明白要遠(yuǎn)比記下來(lái)更重要

4.趁熱打鐵整理記錄——分類存檔

【溫馨提示】如何安排會(huì)議組織機(jī)構(gòu)和會(huì)議如何組織和安排的問(wèn)題，以上的文章解決了您的問(wèn)題嗎？部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議會(huì)場(chǎng)，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議服務(wù)，青島會(huì)議用車，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。