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作為一種新型會議范式，圓桌會議蘊(yùn)涵著許多現(xiàn)實(shí)意義的同時，在實(shí)施過程中勢必會出現(xiàn)前所未有的新問題。如領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力問題、角色與職責(zé)問題等。這些新問題能否有效及時地解決，直接關(guān)涉著圓桌會議的成功與失敗。因此，圓桌會議客觀上要求有一個組織活動的指導(dǎo)原則、行為規(guī)范。圓桌會議規(guī)則和傳統(tǒng)會議規(guī)則在有關(guān)會議要素的協(xié)調(diào)和會議程序的安排上大體一致。但前者又存在著特有的規(guī)則，我們認(rèn)為這些規(guī)則對圓桌會議的成功起著決定性作用。
角色對等規(guī)則。角色對等是指與會成員發(fā)言權(quán)的平等，表決權(quán)的平等和決策權(quán)的平等。圓桌會議的扁平化特征表明與會成員之間廢除了等級制，在會議實(shí)施過程中，自始至終保持一種平等身份來參與會議的各項議程。
議事不議人規(guī)則。即使是人事會議，也要預(yù)先發(fā)給大家客觀實(shí)際的調(diào)查材料，讓大家根據(jù)工作需要，提名相對適合的人選，而不是把重點(diǎn)放在議人上，尤其不能放在議論人的缺點(diǎn)上。
非人數(shù)優(yōu)勢規(guī)則。圓桌會議不能輕易按照少數(shù)服從多數(shù)的原則裁決，因為它不會讓人心服，而且結(jié)論也常常錯誤。“真理往往在少數(shù)人手里”，這話是對的。重在弄清楚每個方案的利弊，盡可能做到以理服人。
非決定規(guī)則。不是每一個圓桌會議都要做出決定，即便是這個圓桌會議開的很成功也可不做結(jié)論。圓桌會議容納激勵的論爭，可以下次會議繼續(xù)討論而不做出決定。做出決策看起來好像可以平息會議中的紛爭，甚至還可以舒緩對任務(wù)的不確定性所產(chǎn)生的緊張，卻可能產(chǎn)生了自以為任務(wù)有進(jìn)展的假象。
圓桌會議是指一種平等、對話的協(xié)商會議形式，與會者不分等級圍圓桌而坐，每個人都以平等的身份參加會議。
圓桌會議的由來
圓桌會議的形式來源于英國亞瑟王的傳說。傳說中，亞瑟王（King Arthur）是5世紀(jì)時布立吞人（Briton）的首領(lǐng)，他有超人的本領(lǐng)，率領(lǐng)布立吞人抵抗撒克遜人的入侵。亞瑟王召集騎士開會時，不分上下席位，圍著圓桌而坐，于是有了“圓桌會議”一詞。關(guān)于亞瑟王和圓桌騎士的傳說雖然有著各種各樣的版本，但圓桌會議的精神則延續(xù)下來。
第一次世界大戰(zhàn)之后，這種形式被國際會議廣泛采用。到今天“圓桌會議”已成為平等交流、意見開放的代名詞，是國家之間以及國家內(nèi)部一種重要的協(xié)商和討論形式。這種“圓桌會議”表示與會者一律平等，因而成為國際和外交會議的一種形式，主席和各國代表的席位不分上下尊卑，更好體現(xiàn)各國平等原則和協(xié)商精神。
現(xiàn)在我們把“圓桌會議”作為團(tuán)隊學(xué)習(xí)進(jìn)行深度匯談的一種組織形式，指所有的與會者，不論身份、不分級別地圍桌坐下，大家就一個主題進(jìn)行討論，所有的與會者對這個問題發(fā)表自己的意見和假設(shè)，但是不能對其他人的觀點(diǎn)進(jìn)行評論，彼此之間沒有階層，沒有權(quán)威，不受束縛，從而達(dá)到相互學(xué)習(xí)交流的目的。
圓桌會議的基本規(guī)則
作為一種新型會議范式，圓桌會議蘊(yùn)涵著許多現(xiàn)實(shí)意義的同時，在實(shí)施過程中勢必會出現(xiàn)前所未有的新問題。如領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力問題、角色與職責(zé)問題等。這些新問題能否有效及時地解決，直接關(guān)涉著圓桌會議的成功與失敗。因此，圓桌會議客觀上要求有一個組織活動的指導(dǎo)原則、行為規(guī)范。
1.制訂規(guī)則的重要性
首先，圓桌會議規(guī)則是實(shí)現(xiàn)圓桌會議規(guī)范化的制度保證。圓桌會議還處在發(fā)軔期，各項管理和實(shí)施還不成熟，需要一定的規(guī)則來使其走向規(guī)范化之路；其次，圓桌會議規(guī)則促使圓桌會議更加科學(xué)化。圓桌會議的舉行時間、地點(diǎn)、議事程序、決策方式等會議要素只有在遵守會議規(guī)則的情形下，才能科學(xué)化運(yùn)行；再次，圓桌會議規(guī)則能提高工作質(zhì)量和工作效率，更好地適應(yīng)社會發(fā)展的需要。
2.圓桌會議規(guī)則的基本內(nèi)容
圓桌會議規(guī)則和傳統(tǒng)會議規(guī)則在有關(guān)會議要素的協(xié)調(diào)和會議程序的安排上大體一致。但前者又存在著特有的規(guī)則，我們認(rèn)為這些規(guī)則對圓桌會議的成功起著決定性作用。
角色對等規(guī)則。角色對等是指與會成員發(fā)言權(quán)的平等，表決權(quán)的平等和決策權(quán)的平等。圓桌會議的扁平化特征表明與會成員之間廢除了等級制，在會議實(shí)施過程中，自始至終保持一種平等身份來參與會議的各項議程。
議事不議人規(guī)則。即使是人事會議，也要預(yù)先發(fā)給大家客觀實(shí)際的調(diào)查材料，讓大家根據(jù)工作需要，提名相對適合的人選，而不是把重點(diǎn)放在議人上，尤其不能放在議論人的缺點(diǎn)上。
非人數(shù)優(yōu)勢規(guī)則。圓桌會議不能輕易按照少數(shù)服從多數(shù)的原則裁決，因為它不會讓人心服，而且結(jié)論也常常錯誤。“真理往往在少數(shù)人手里”，這話是對的。重在弄清楚每個方案的利弊，盡可能做到以理服人。
非決定規(guī)則。不是每一個圓桌會議都要做出決定，即便是這個圓桌會議開的很成功也可不做結(jié)論。圓桌會議容納激勵的論爭，可以下次會議繼續(xù)討論而不做出決定。做出決策看起來好像可以平息會議中的紛爭，甚至還可以舒緩對任務(wù)的不確定性所產(chǎn)生的緊張，卻可能產(chǎn)生了自以為任務(wù)有進(jìn)展的假象。
圓桌會議的運(yùn)作方式
圓桌會議的運(yùn)作實(shí)質(zhì)上就是通過發(fā)揮圓桌會議的功能，充分調(diào)動人的積極性，提高機(jī)構(gòu)的效能，實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)型領(lǐng)導(dǎo)班子共同目標(biāo)的過程。我們認(rèn)為，圓桌會議的運(yùn)作方式重點(diǎn)在于做好信息處理、有效反饋和全息溝通。
1.信息處理
信息處理是現(xiàn)代認(rèn)知學(xué)的重要內(nèi)容，在各種情況下預(yù)見可能發(fā)生的事情的能力、制定計劃的想像力等很大程度上反映了信息處理的質(zhì)量，它決定了采取的是明智還是愚蠢的行動。圓桌會議的信息處理主要有分析和聯(lián)合兩種方法。分析法是對與會成員提供的信息進(jìn)行逐個解析，區(qū)別它們之間的異同，擇取最富有建設(shè)性的信息；聯(lián)合法基于集體交流的智能最大化而采取的一種信息處理方法，它是將許多個別信息聚集在一起，讓其相互對比、碰撞，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的信息處理方法。做好信息處理需要做到：尋找充滿創(chuàng)造性的觀點(diǎn)；預(yù)測有前景的短期結(jié)果和長期結(jié)果；根據(jù)重要因素，對各種選擇的觀點(diǎn)和預(yù)測的結(jié)果進(jìn)行評估；權(quán)衡各方面因素，系統(tǒng)地判斷應(yīng)該進(jìn)行的行動。總之，與會成員必須搜集和提供信息，避免視角的狹隘，在復(fù)雜的形勢下應(yīng)對各種因素，選擇切實(shí)可行的行動路線。
2.有效反饋
行為心理和認(rèn)知習(xí)慣的研究表明，行為的改進(jìn)取決于反饋。為了讓與會成員個體行動和會議進(jìn)行得更有成效，圓桌會議需要有效反饋。在與會成員共同思考問題時，肯定有時會意見不一，并相互表達(dá)自己的觀點(diǎn)，從別人那里得到反饋往往是避免失去判斷力和客觀性的有效途徑。圓桌會議的有效反饋有三種方式，即反思式反饋、褒貶式反饋和解構(gòu)式反饋。反思式反饋是在與會人員之間展開討論。褒貶式反饋需要事先對與會成員表明一定的期望，期望的內(nèi)容緊密聯(lián)系會議的議題。通常夸獎帶有積極的象征性行為，有助于有效的信息處理；批評意味著確保能夠有的放矢地針對某項錯誤決策進(jìn)行有效矯正。解構(gòu)式反饋提供了更具交互性的解決問題的方式，并打開了在其他情況下往往關(guān)閉的渠道，有著非常高的正確程度和更開放的交流方式。
3.全息溝通
所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將思想和信息由一個人傳達(dá)給另一個人，逐漸廣泛傳播的過程。著名組織管理學(xué)家巴納德認(rèn)為“溝通是把一個組織中的成員聯(lián)系在一起，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。在一定意義上，沒有溝通，就沒有會議。對于學(xué)習(xí)型領(lǐng)導(dǎo)班子而言，舉行圓桌會議需要全息溝通。全息溝通對于圓桌會議的作用是多方面的，其中較突出的有兩點(diǎn)：一是有助于作出決策。圓桌會議上進(jìn)行決策會涉及干什么、怎么干、何時干等問題。遇到這些需要解決的問題，與會成員要通過溝通獲取大量的信息情報，然后進(jìn)行決策；二是促使領(lǐng)導(dǎo)班子協(xié)調(diào)有效地舉行會議。與會成員的職務(wù)是相互依存的，依存性越大，對協(xié)調(diào)的需要越高，而協(xié)調(diào)只有通過溝通才能實(shí)現(xiàn)。沒有全方位的溝通，與會成員之間存在著隔膜，對整個會議效果造成負(fù)面影響。
全息溝通要講究一定的藝術(shù)：首先，必須目的明確、思路清晰、注意表達(dá)方式。尤其要實(shí)心實(shí)意聽取不同意見，建立溝通雙方的信任和感情。其次，要選擇有利的時機(jī)，采取適宜的方式。在不同情況下要采取不同的溝通方式，要抓住最有利的溝通時機(jī)。再次，溝通要與會成員之間的信任度。另外，溝通要講究“聽”和“說”的藝術(shù)。溝通過程中，相互主動聽取意見；要善解人意，體味對方的情感變化和言外之意，做到心領(lǐng)神會。不僅要會聽，還得會說，會表達(dá)自己的意見。在表達(dá)自己的意見時，要誠懇謙虛。
圓桌會議應(yīng)把握的問題
組織好圓桌會議把握三點(diǎn)：
一是要把握圓桌會議的實(shí)質(zhì)。是不是圓桌會議，不取決于會議桌的形狀，而是取決于會議組織形式的內(nèi)涵。要本著發(fā)揚(yáng)民主平等、知識共享、充分交流、科學(xué)決策的精神開好圓桌會議；
二是必須結(jié)合學(xué)習(xí)型領(lǐng)導(dǎo)班子的具體情況和實(shí)際需要來決定會議的具體程序和形式。不同層次、不同部門的領(lǐng)導(dǎo)班子，相應(yīng)的圓桌會議所需規(guī)范的范圍與程度就要有所區(qū)別，規(guī)范的點(diǎn)與面也各有側(cè)重。如黨委班子的圓桌會議要與民主集中制相結(jié)合，行政工作的圓桌會議要與首席問責(zé)制相結(jié)合。會議的內(nèi)容和側(cè)重點(diǎn)不同，圓桌會議的組織程序和形式也不能一概而論；
三是由于信息時代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子通信和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，必定為圓桌會議賦予新的形式和內(nèi)容。學(xué)習(xí)型領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)適應(yīng)新知識、新技術(shù)發(fā)展的要求，為圓桌會議創(chuàng)造新的形式和內(nèi)容，使圓桌會議不斷得到創(chuàng)新和發(fā)展。
圓桌會議的案例舉例
運(yùn)用圓桌會議化解宿舍矛盾
解決大學(xué)生宿舍矛盾中有很多種方法，引用心理學(xué)中的圓桌會議其目的是為學(xué)生矛盾的解決提供一個對話和交流的平臺，在圓桌會議的解決過程中輔導(dǎo)員是會議的引導(dǎo)者，主角是學(xué)生。借助圓桌會議的深度談話剖析問題，建立在長遠(yuǎn)意義上的問題解決。
1.進(jìn)行信息的收集和處理，為圓桌會議做好準(zhǔn)備
通過單獨(dú)談話了解每個成員的想法和對其他同學(xué)的看法，綜合了解宿舍情況，初步把握引起宿舍矛的起因和發(fā)展、激化的過程。單獨(dú)談話是為了便于輔導(dǎo)員更好和更直接獲取第一信息，輔導(dǎo)員尤其要注意保持公正和客觀的立場，在不做任何評斷的基礎(chǔ)上做好的信息收集和處理。
2.全程溝通進(jìn)行信息分析，開展圓桌深度會談
輔導(dǎo)員通過創(chuàng)造可以進(jìn)行矛盾分析和對話的深度會談，讓宿舍成員都有的發(fā)言機(jī)會和權(quán)力，也有機(jī)會學(xué)會傾聽別人的觀點(diǎn)和看法。在搭建溝通平臺時輔導(dǎo)員要秉持客觀、公正的立場，打消學(xué)生的顧慮。
3.有效引導(dǎo)信息的反饋，幫助化解宿舍矛盾
在會談過程中輔導(dǎo)員通過提問的方式引導(dǎo)會談方向，有效引導(dǎo)信息的反饋。首先，輔導(dǎo)員幫助宿舍成員回憶初期相處時候的融洽氛圍；然后，請每位同學(xué)開誠布公的指出其余五位成員的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，其它同學(xué)耐心傾聽；之后，請所有同學(xué)共同分析目前造成現(xiàn)在這樣不和諧的原因，提出自己的看法；最后，引導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行自我的反思，認(rèn)識到自己的不足，學(xué)會換位思考他人的立場，包容、理解其他宿舍成員。
參考文獻(xiàn)
董麗江."圓桌會議"的來歷.青年科學(xué), 2008, 11(No.329):41-41.
徐丁玎.運(yùn)用圓桌會議方法化解大學(xué)生宿舍矛盾的思考.《山西農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版）》,2013年2期
一般情況下安排一個會議室，最重要的莫過于安排座次，這份工作如果做不好，很影響工作人員在領(lǐng)導(dǎo)心目中的工作能力認(rèn)可。
對于圓形會議桌來說，比較方便的就是對領(lǐng)導(dǎo)座次要求就沒有那么嚴(yán)格，但是要記住：
第1條原則是：與進(jìn)門位置相對的那個最中間的位置即是最大的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該落座的位置，如果讓你來安排會議室，這一個位置一定要擺上最大的領(lǐng)導(dǎo)的桌簽。
解決了1號領(lǐng)導(dǎo)的座次，其他領(lǐng)導(dǎo)的座次安排就可以按照交替出現(xiàn)的原則來處理。
第2條重要的原則是：二把手在大領(lǐng)導(dǎo)左手，三把手在大領(lǐng)導(dǎo)右手邊，剩下的領(lǐng)導(dǎo)就交替依次左右安排。
第3條重要的原則是：要根據(jù)圓桌會議的會議內(nèi)容安排，一般情況下，本次會議主要的發(fā)言人要安排在1號領(lǐng)導(dǎo)的對面，這個發(fā)言人坐1號領(lǐng)導(dǎo)對面有利于匯報工作，不論是本單位的其他領(lǐng)導(dǎo)、下屬或其他單位的都是如此。
這情況是在單位內(nèi)部開會，沒有客人或外方領(lǐng)導(dǎo)的情況下最好的安排。但是如果會有更大的外部領(lǐng)導(dǎo)參加，座次安排就要變更第1條原則，外部領(lǐng)導(dǎo)坐原1號領(lǐng)導(dǎo)坐的位置，本單位1號領(lǐng)導(dǎo)坐在外部領(lǐng)導(dǎo)的左側(cè)。如果外部領(lǐng)導(dǎo)職級比本單位領(lǐng)導(dǎo)身份要低的話，仍然是本單位1號領(lǐng)導(dǎo)坐原位置，外部領(lǐng)導(dǎo)坐其左手側(cè)。
還有一種情況是外部來人較多，參加圓桌會議時，要盡量把外方來人安排在圓桌的一個半圓側(cè)，兩位主要領(lǐng)導(dǎo)坐最尊貴的位置，各帶領(lǐng)自己單位人員圍繞圓桌就座。
在這種情況下就座的原則，還可以同長條桌談判形式的座次安排是一樣的，即讓主方領(lǐng)導(dǎo)坐1號位，客方領(lǐng)導(dǎo)坐1號領(lǐng)導(dǎo)對面，各方其他領(lǐng)導(dǎo)分別在本方1號領(lǐng)導(dǎo)兩側(cè)依次就座，原則同樣是左右交叉，2號坐左側(cè)、3號坐右側(cè)依次類推。
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